Uren bijhouden als zzp’er

Bent u zzp’er? Dan is er een grote kans dat u het maar irritant vindt: het bijhouden van uw uren. De meeste zzp’ers zijn liever met de uitoefening van hun vak bezig, dan met de administratie. U bent toch eigen baas, dus aan wie moet u zich verantwoorden?

Waarom uren bijhouden?

Iedere dag weer die uren bijhouden, het wordt vaak doodsaai gevonden. En laten we eerlijk zijn, het is ook niet verplicht… dus waarom zou u eigenlijk uw uren bijhouden?

Door het bijhouden van uren loop je geen aftrekposten mis

Nou, bijvoorbeeld omdat uren bijhouden u geld oplevert! Als u aan kunt tonen dat u als zelfstandig ondernemer meer dan 1.225 uren aan uw onderneming besteedt (het zogenaamde urencriterium), dan heeft u recht op zelfstandigenaftrek en wellicht ook op startersaftrek. Dat scheelt al gauw een paar duizend euro aan inkomstenbelasting. Voor een fulltimer is het urencriterium eenvoudiger aan te tonen, dan voor iemand die naast een eigen bedrijf ook nog in loondienst werkt. Sterker nog, in dat laatste geval moet u zelfs aan kunnen tonen dat u meer uren in uw eigen bedrijf werkzaam bent dan voor de baas. Wilt u dus zeker weten dat u geen aftrekpost mis loopt, houd dan vooral uw uren goed bij.

Door het bijhouden van uren loop je geen omzet mis

Factureert u uw gewerkte uren aan klanten? Dan moet u wel weten hoeveel uren dat zijn. En dat weet u alleen als u uw uren goed bijhoudt! Het achteraf inschatten van deze uren na een week of een maand is lastiger dan u denkt. U gaat dan al snel aan de voorzichtige kant zitten, oftewel: u factureert minder dan u zou kunnen factureren. Uit onderzoek blijkt dat op deze wijze sommige bedrijven door het niet of niet tijdig bijhouden van uren tot wel 40% omzet mis kunnen lopen!

Door uw uren bij te houden leert u van uw fouten

Evalueer uw project

Meten is weten. Alleen door gestructureerd uw uren bij te houden en zo vast te leggen waaraan u uw tijd besteedt, kunt u achteraf evalueren hoe uw project verlopen is. Die informatie kunt u vervolgens gebruiken voor uw volgende project. Klopt de urenschatting waarop u uw offerte had gebaseerd? Welke onderdeel van uw project viel tegen? Welk onderdeel viel mee?

Evalueer uw hele business

Als u uw uren op een uniforme wijze bijhoudt, dan kunt u periodiek ook de gegevens van meerdere projecten samen analyseren en daarmee uw voordeel doen. Misschien blijkt veel van de tijd die u stopt in projecten verloren te gaan aan communicatie met de klant. Of misschien kost de projectadministratie u zoveel tijd dat het uitbesteden ervan te overwegen is. Evalueer uw projecten niet alleen stuk voor stuk, maar kijk ook eens naar de grote lijnen.

Hoe houdt u uw uren bij?

Alle uren bijhouden, dus ook interne uren

Het is belangrijk dat u alle gewerkte uren bijhoudt. Dat betekent dat u niet alleen de uren vastlegt waarin u bezig bent geweest voor uw klanten, maar ook de uren waarin u werkzaamheden voor uw eigen bedrijfsvoering heeft uitgevoerd.

Waarom is dit belangrijk? Omdat de uren die u besteedt aan uw bedrijfsvoering meetellen mee voor uw urencriterium. Maar het is ook zinvol als u uw echte winstgevendheid wilt berekenen. U kunt uzelf wel rijk rekenen met het mooie uurtarief dat u in rekening brengt voor uw werkzaamheden, maar hoeveel uren staan hier tegenover die u niet kunt factureren?

Voor de uren die u niet kunt toewijzen aan een klant of project, kunt u bijvoorbeeld in uw urenregistratie een “intern” project aanmaken. Op dit project houdt u de uren bij die u besteedt aan uw bedrijfsvoering. Eventueel kunt u ook nog verschillende projectonderdelen aanmaken, zodat u achteraf precies weet, hoeveel tijd u heeft besteed aan de verschillende onderdelen.

Project	Projectonderdeel
INTERN	AQUISITIE
	ADMINISTRATIE
	STUDIE
	OVERLEG
	OVERIG

Hou zowel declarabele als niet-declarabele uren bij

Ook binnen een project voor een klant heeft u waarschijnlijk te maken met uren die u niet kunt factureren. Het is natuurlijk verleidelijk om alleen de te factureren projecturen bij te houden, maar dan kunt u niet goed evalueren hoe u het ervan af heeft gebracht. Er is vast tijd gaan zitten in het maken van de offerte voor het project. U heeft zich wellicht verdiept in de wereld van uw klant voordat u met hem in gesprek ging. U stuurt maandelijks een factuur. En als u verstandig bent, dan eindigt u ieder project met een projectevaluatie. Door ook deze uren bij te houden, weet u wat het project u daadwerkelijk qua inzet heeft gekost en qua omzet heeft opgeleverd. Door de totale omzet te delen door het totale aantal uren, krijgt u dus inzicht in uw echte uurtarief voor een specifiek project.

Project	Projectonderdeel	Uurtarief
PROJECT X	OFFERTE	€ 0
	VOORBEREIDING	€ 0
	UITVOERING	€ 85
	ADMINISTRATIE	€ 0
	COMMUNICATIE	€ 0
	EVALUATIE	€ 0

Standaard projectstructuur voor het bijhouden van uren

Als uw werkzaamheden een vaste opbouw hebben, maak dan in uw urenregistratie gebruik van een standaard projectstructuur. Het scheelt tijd bij het aanmaken van een nieuw project en het scheelt nadenken bij het bijhouden van uw uren in het systeem. Bovendien maakt een standaardindeling een goede evaluatie van uw activiteiten over meerdere projecten mogelijk.

Voor het maken van een standaard projectstructuur splitst u uw gebruikelijke werkzaamheden op in logische onderdelen. Stel, u maakt websites. Dan zou u bijvoorbeeld de volgende standaard projectstructuur kunnen hanteren:

Project	Projectonderdeel	Uurtarief
PROJECT X	OFFERTE	€ 0
	VOORBEREIDING	€ 0
	ONTWERP	€ 90
	PROGRAMMEREN	€ 90
	TESTEN	€ 90
	INSTALLEREN	€ 90
	ADMINISTRATIE	€ 0
	COMMUNICATIE	€ 0
	EVALUATIE	€ 0

Met een dergelijke standaardstructuur houdt u van elk project zowel de factuurbare als de niet-factureerbare uren bij. U ziet per project waar u uw tijd aan heeft besteed en of een bepaald onderdeel deze keer meer tijd heeft gekost dan bij andere projecten. Bovendien kunt u een analyse maken over meerdere projecten tegelijk, omdat u steeds dezelfde standaardstructuur hanteert. Hoeveel tijd bent u het eerste kwartaal kwijt geweest met testen? Zijn er projectonderdelen die steeds minder tijd kosten, bijvoorbeeld door de opgebouwde ervaring of betere tools? Hoe vaak blijft u met de ontwerpwerkzaamheden binnen uw begroting? De resultaten van die analyse kunt u weer gebruiken voor het maken van nieuwe offertes.

Tips voor het bijhouden van uren

Nacalculatie tip: urenbijlage bij uw factuur

Factureert u als zzp’er uw gewerkte uren? Dan bestaat altijd de kans dat uw klant achteraf in discussie gaat over uw inzet. De beste manier om dit te voorkomen, is om uw facturen te voorzien van een urenbijlage. Als u bij het uren registreren zorgt voor een heldere projectstructuur, én u voorziet uw geschreven uren per dag ook nog eens van een duidelijk omschrijving, dan kunt u deze informatie gebruiken als bijlage bij uw factuur. Het duidelijk en gedetailleerd aangeven welke werkzaamheden u voor de klant heeft uitgevoerd, wekt vertrouwen bij uw opdrachtgever. Discussies over het aantal te factureren uren zijn op deze manier een zeldzaamheid.

Fixed price tip: van offerte naar factuur

Spreekt u daarentegen als zzp’er een vaste prijs af voor de te leveren werkzaamheden en zijn uw uren daarin de belangrijkste component? Gebruik dan uw standaard projectstructuur al bij het maken van uw offerte.

Project	Projectonderdeel	Uurtarief	Uren	Kosten
PROJECT X	OFFERTE	€ 0	1	€ 0
	VOORBEREIDING	€ 0	1	€ 0
	ONTWERP	€ 90	8	€ 720
	PROGRAMMEREN	€ 90	60	€ 5.400
	TESTEN	€ 90	6	€ 540
	INSTALLEREN	€ 90	2,5	€ 225
	ADMINISTRATIE	€ 0	1	€ 0
	COMMUNICATIE	€ 0	2	€ 0
	EVALUATIE	€ 0	1	€ 0
			totaal	€ 6.885

Uw begrote uren vermenigvuldigt u met uw uurtarief en de eindbedragen neemt u op in uw offerte. Bij voorkeur maakt u deze offerte direct aan in uw urenregistratiesysteem. Dan kunt u het project namelijk direct na acceptatie van de offerte ook voor uw urenregistratie gebruiken en bevat uw project al de juiste informatie voor op uw factuur. Drie vliegen in een klap!

Meer artikelen

Klaar voor de AVG?

AVG / GDPR Per 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG in ...

Implementatie van WATCH bij a.s.r.

Implementatie van urenregistratie software bij a.s.r. Je verwacht dat de implementatie van ...

Help! Mijn medewerkers doen niet aan urenregistratie.

Urenregistratie is belangrijk voor uw organisatie. Als uw medewerkers de gewerkte uren niet goed ...

10 Projectmanagement tips

10 tips voor succesvol projectmanagement Of u nu eenvoudige of complexe projecten beheert, een ...

WATCH als project management tool

Project management tools? WATCH doet wat het moet doen! Als het om Project management tools gaat, ...