Implementatie van urenregistratie software bij a.s.r.

Je verwacht dat de implementatie van nieuwe urenregistratie software voor een ervaren organisatie als a.s.r. een routineklus is. Toch verliep de implementatie van WATCH anders dan ze gewend waren. Samen met twee van de betrokken a.s.r.-medewerkers lopen we de 7 stappen van het implementatietraject nog eens na.

Waarom blijft het zo stil?

Een aantal maanden geleden is de urenregistratie software van WATCH geïmplementeerd bij de afdelingen IT en Pensioenen bij a.s.r. In totaal schrijven ongeveer 600 werknemers bij de verzekeringsmaatschappij nu hun uren in WATCH. Sinds de ingebruikname blijft het echter erg stil van de kant van a.s.r. Om erachter te komen wat dat betekent, maken we een afspraak bij de a.s.r.-medewerkers die de implementatie hebben begeleid: Peter Ebbes (ICT projectleider) en Marcel Letschert (IT business consultant).

Marcel Letschert (links) en Peter Ebbes (rechts) van de ICT-afdeling van a.s.r.

Op zoek naar een ‘lean’ urenregistratiepakket

Op een donderdagmiddag komen we voor dit gesprek aan bij het pas gerenoveerde kantoor van a.s.r. in Utrecht. Bij de renovatie, die in 2015 is afgerond, is het pand meer duurzaam, meer kostenefficiënt en maar liefst 50% energiezuiniger gemaakt. Peter en Marcel tonen trots de maquettes. Deze laten zien dat het gebouw echt ‘lean’ is gemaakt. Datzelfde hadden zij voor ogen bij de zoektocht naar nieuwe urenregistratie software voor de afdelingen IT en Pensioenen. Het oude systeem was te uitgebreid. Slechts een klein deel van de functionaliteit werd gebruikt, waardoor het eigenlijk veel te duur was. Zo begon de zoektocht naar een nieuw pakket.

De maquettes van het pand van a.s.r. dat pas is gerenoveerd (links is oud, rechts is nieuw). Het is nu een ‘lean’ gebouw: meer duurzaam, meer kostenefficiënt en wel 50% energiezuiniger.

Een urenregistratiesysteem moet tijd kunnen registreren

De eerste stappen in dit proces verliepen vrij gebruikelijk voor de verzekeringsmaatschappij. Allereerst werden de wensen geïnventariseerd voor de nieuwe urenregistratie software:  wat moet het sowieso kunnen (de must haves) en wat zijn gewenste, maar niet verplichte extra’s (de should haves en could haves). a.s.r. focust daarbij vooral op de ‘must haves’. Marcel: “Implementatie van nieuwe software hou je eenvoudig, door ook de eisen eenvoudig te houden. Het urenregistratiesysteem moest tijd kunnen registeren en kunnen koppelen met andere processen binnen onze organisatie. Dat waren voor ons de voornaamste eisen.” 

“Implementatie van nieuwe software hou je eenvoudig, door ook de eisen eenvoudig te houden.”

Van long naar short list door transparantie en betaalbaarheid

Peter en Marcel kenden zelf al een aantal systemen die in aanmerking kwamen. De long list werd verder aangevuld door te zoeken op internet. Daar kwamen zij ook WATCH tegen. WATCH voldeed aan de eisen en haalde zodoende al snel de long list. Dat WATCH vervolgens ook vrij gemakkelijk op de short list terecht kwam, had alles te maken met de transparantie over het prijsbeleid. Peter: “Bij veel oplossingen staat de prijs niet vermeld op de website. Dan moet je dus gaan bellen of mailen. Bij WATCH kon je direct bekijken wat de prijs per licentie zou zijn. Deze bleek bovendien voor een grote organisatie als de onze zeer betaalbaar én per maand opzegbaar. Daardoor kwam WATCH bij de laatste drie op de short list terecht. Deze drie partijen hebben we uitgenodigd om een demonstratie te geven. Reint Endendijk kwam de demonstratie van WATCH verzorgen.”

“Toen we vroegen naar de tijd die hij nodig dacht te hebben om de implementatie te  verzorgen, vielen we bijna van onze stoel.”

Een demo waarvan je van je stoel valt 

Bij a.s.r. wil men maatwerk zoveel mogelijk voorkomen. De mate waarin dat lukt, hangt vooral af van de flexibiliteit van de oplossing. “We waren positief verrast toen Reint tijdens de demonstratie deze flexibiliteit met een paar muisklikken kon laten zien. De autorisatie binnen a.s.r. kon in WATCH bijvoorbeeld heel nauwkeurig geconfigureerd worden”, zo vertelt Peter. “Toen we vroegen naar de tijd die hij nodig dacht te hebben om de implementatie te verzorgen, vielen we bovendien bijna van onze stoel. Waar de concurrenten op de shortlist minimaal 40 tot 60 dagen nodig dachten te hebben, had Reint aan een week genoeg. Achteraf bleek dat WATCH dit ook gewoon waar kon maken. Daarmee hebben we behoorlijk wat kosten kunnen besparen. En dat terwijl de licentiekosten per gebruikers ook al laag zijn. Samen met de korte lijnen binnen het team van WATCH, heeft dat ons ervan overtuigd om WATCH uit te nodigen voor een proof of concept.“

Maatwerk
Bij grote organisaties kan een implementatietraject voor een nieuw softwarepakket lang en ingewikkeld zijn. Er is vaak maatwerk nodig om het pakket aan te laten sluiten op andere processen. Daardoor zijn weer uitgebreide testrondes noodzakelijk. Als het pakket eindelijk doet wat het moet doen, dan blijkt het dermate ingewikkeld te zijn dat gebruikers eerst nog een uitgebreide instructie nodig hebben.

Testen bij de proof of concept

Tijdens de proof of concept is er een testomgeving van WATCH voor a.s.r. gemaakt. Hierin zijn alle benodigde gegevens uit het oude systeem, waar nodig versleuteld, geconverteerd en geïmporteerd. Vervolgens hebben Peter en Marcel WATCH getest op onder meer de gebruiksvriendelijkheid. De projectleiders, portfoliomanagers en lijnmanagers hebben getest of de import goed is verlopen en er is gekeken of WATCH de benodigde gegevens aan kon leveren voor de interne doorbelasting van uren. Zowel de controllers als het management waren daarbij erg blij met de rapportagemogelijkheden van WATCH en dan vooral de mogelijkheid om rapportages te exporteren naar Excel.

Live gaan zonder problemen

De conclusie van de proof of concept was dat WATCH voldeed aan alle must haves. Daarop besloot de stuurgroep definitief te kiezen voor WATCH en kon de oplossing daadwerkelijk geïmplementeerd worden. Ook daarover is Peter positief: “Zowel bij de proof of concept als bij de daadwerkelijke implementatie bleek dat WATCH qua architectuur erg knap in elkaar zit. We hebben geen enkele klacht ontvangen over de import of over ontbrekende gegevens of iets dergelijks. We kregen bovendien netjes de rapportages van uitval en dubbelingen aangeleverd en vragen werden snel en duidelijk beantwoord. De introductie in de organisatie was ook super eenvoudig. We hebben wat demo’s gegevens en een spreekuur voor gebruikers gehouden, maar die bleken amper noodzakelijk. Het enige probleem bij de start was een verkeerde instelling bij de host, waardoor te weinig gebruikers gelijktijdig gebruik konden maken van WATCH, maar dat was snel verholpen.” Op de vraag waarom het zo stil blijft sinds de start, zijn beide heren duidelijk: er zijn gewoon geen klachten of problemen!

Veiligheid

Voor een organisatie kan het een grote stap zijn om eigen data niet binnen de muren van het eigen kantoor te hebben maar om gebruik te maken van een SAAS-oplossing (Software As A Service = Cloudoplossing). Voor een in het oog springend bedrijf als a.s.r., dat bovendien onder toezicht van de DNB valt, geldt dit nog eens extra.

Na de implementatie heeft een medewerker van de afdeling security van a.s.r. de toegang tot de WATCH applicatie getest. Deze “white hat hacker” kreeg om te beginnen de beheerderslogin van de applicatie. Hij kon daardoor eerst uitgebreid rondkijken in de applicatie zelf om eventuele zwaktes op te sporen. Gewapend met deze informatie is vervolgens de beveiliging van de applicatie tegen indringers middels een zogenaamde penetratietest getoetst. Tijdens zo’n penetratietest wordt, door middel van een aantal tools, geprobeerd ongeautoriseerd toegang te krijgen tot de applicatie of gegevens uit de applicatie. De verbeterpunten die deze test opleverde zijn daarna vlot geïmplementeerd in WATCH.

“WATCH is een echt Zwitsers precisiewerkje, maar dan wel eentje die goed betaalbaar is”

Beheer

Marcel is nu ook de inhoudelijk beheerder van de WATCH urenregistratie software bij a.s.r. “Op dit moment draait WATCH zeer stabiel. Als er een project of gebruiker moet worden toegevoegd, dan kan men bij mij of mijn collega terecht. Qua autorisatie of inrichting verandert er verder niet veel, omdat we dat samen met WATCH bij de start direct goed ingericht hebben. Kortom, WATCH draait zonder enige problemen. Vandaar dat jullie ook niets meer van ons horen. Watch doet gewoon wat het moet doen!“

Samengevat verliep de implementatie van WATCH bij a.s.r. wat anders dan zij gewend waren. Het bleek voor hen een bijzonder flexibel pakket dat met weinig maatwerk en zeer lage implementatiekosten gewoon doet wat het moet doen. “En het is daarbij een echt Zwitsers precisiewerkje, maar dan wel eentje die goed betaalbaar is”, zo besluiten beide heren.