Help! Mijn medewerkers doen niet aan urenregistratie.

Urenregistratie is belangrijk voor uw organisatie. Als uw medewerkers de gewerkte uren niet goed registreren, kunt u ze bijvoorbeeld ook niet factureren. Hieronder een aantal tips om uw medewerkers te motiveren om uren te schrijven.

U heeft een systeem voor urenregistratie. Het Projectmanagement is goed ingericht. Het team is goed op elkaar ingespeeld. Maar toch haalt u er niet uit wat erin zit. De reden? Uw medewerkers vinden administratie maar rompslomp en vullen dus de uren niet goed in. Met als gevolg dat u minder factureert dan mogelijk is of geen goed overzicht heeft van het projectverloop. Hoe spoort u deze medewerkers aan om wel die stap te zetten? We hebben voor u een aantal tips op een rij gezet.

1.    Leg urenregistratie uit!

Het belang van urenregistratie moet niet alleen tussen uw oren zitten, maar ook bij uw medewerkers goed bekend zijn. Geen facturen betekent letterlijk geen salaris. Naast het belang van de registratie, moet het natuurlijk ook duidelijk voor ze zijn hoe het systeem werkt. Een goede instructie is een goed begin. Kiezen voor een systeem met een goed urenregistratiescherm dat nauwelijks instructie behoeft, is nog beter.

2.    Beloon urenregistratie!

Belonen werkt stukken beter dan straffen, ook als het gaat om urenregistratie. Dat begint bij het complimenteren van medewerkers die hun zaken goed op orde hebben. Ook kunt u bijvoorbeeld goed-registrerende medewerkers een beloning geven, al dan niet financieel. Maar u kunt er ook voor kiezen verder te gaan. Voeg een competitie-element toe aan uw urenregistratie door bijvoorbeeld een puntensysteem in te voeren en de winnaar aan het eind van het jaar een prijs te geven.

3.    Vraag, luister en pas aan

Vraag medewerkers die niet (op tijd) registeren naar het waarom. Wellicht hebben zij goede redenen voor het niet invullen van de urenregistratie. Hebben ze het bijvoorbeeld te druk, dan kunt u wellicht iets aan de werkdruk doen. Open staan voor feedback creëert een positief werkklimaat waarin je eerder bereid bent om ook het vervelende werk te doen.   

4.    KISS

KISS staat voor ‘Keep It Simple Stupid’. Oftewel maak het uw medewerkers zo makkelijk mogelijk. Dat begint al bij de keuze voor het systeem en de projectstructuur die u daarin hanteert.

Aantal stappen

Kijk bij het kiezen van een urenregistratiesysteem naar het aantal stappen dat een gebruiker moet zetten om zijn uren te registreren. Want wat heeft u zelf liever?:

• Kies een klant, kies een project, kies een activiteit kies een datum, kies een begintijd, kies een eindtijd, voer een omschrijving in?

of

• Registreer het totaal aantal gewerkte uren op de juiste plek in een lijst met alleen voor de gebruiker relevante projecten en projectonderdelen.

Maak urenregistratie overal beschikbaar

Kies daarnaast voor een systeem waarin het altijd en overal mogelijk is om uren te registreren. Bij zo’n systeem kunnen uw medewerkers altijd, dus ook in het weekend of ’s avonds, hun uren invullen. En dat onafhankelijk van waar ze zijn, dus ook thuis of onderweg via een mobiele versie.

Urenregistratiescherm als dashboard?

Kies een systeem, waarin het urenregistratiescherm de gebruiker niet alleen werk oplevert, maar ook informatie verschaft. Denk hierbij aan de beschrijving van het project en de projectactiviteiten. Als het scherm daarnaast ook de deadline van activiteiten toont, en het aantal uren dat er nog te besteden is aan een activiteit, dan zal de gebruiker het scherm ook zien als een nuttige tool en het vaker en met meer plezier gebruiken.

Voorkom dubbel werk

Kunt u ook plannen in het systeem, check dan of de planning direct gekopieerd kan worden naar de urenregistratie, zodat ‘overkloppen’ niet meer nodig is. Als medewerkers langer achter elkaar dezelfde werkzaamheden uitvoeren, is een “kopieer van vorige week” optie ook een goede mogelijkheid om de invoer te versnellen en het risico op het maken van fouten te verminderen.

Eenvoudige een eenduidige projectstructuur

Maak in uw systeem vervolgens uw projectindeling niet te complex. Hoe meer projectonderdelen, hoe onoverzichtelijker het voor uw medewerker wordt om te registeren. Bedenk goed welk onderscheid in uren u daadwerkelijk nodig heeft voor het rapporteren, evalueren en factureren.

Als projecten op elkaar lijken, gebruik dan gelijksoortige projectonderdelen. In veel organisaties lijken projecten veel op elkaar. Gebruik dan een of meer vaste projecttemplates voor uw projecten. Zo is het voor iedereen direct duidelijk waar gewerkte uren op geschreven moeten worden, ook bij nieuwe projecten.

Laat de gebruiker niet onnodig zoeken.

Laat de medewerkers niet zelf kiezen uit lange lijsten projecten en activiteiten. Door bij het definiëren van een project aan te geven welke medewerkers uren kunnen schrijven op welke projectonderdelen/activiteiten/taken zorgt u er voor dat het uren registreren snel en zonder fouten gedaan kan worden. Het extra werk bij het inrichten van het project, betaald zich zeker terug.

5.    Goed voorbeeld

Het belang van urenregistratie geeft u zelf aan. Goed voorbeeld doet goed volgen. Dus als u wilt dat uw medewerkers op tijd zijn, dan moet u dat zelf ook zijn.

Wilt u een KISS-proof urenregistratiesysteem dat past bij uw wensen en die van uw medewerkers? Kijk dan eens naar de mogelijkheden die WATCH u biedt!

Auteur: Annegreet Blanken

 

Meer artikelen

Uren bijhouden als zzp-er

Uren bijhouden als zzp’er Bent u zzp’er? Dan is er een grote kans dat u het maar ...

Klaar voor de AVG?

AVG / GDPR Per 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG in ...

Implementatie van WATCH bij a.s.r.

Implementatie van urenregistratie software bij a.s.r. Je verwacht dat de implementatie van ...

10 Projectmanagement tips

10 tips voor succesvol projectmanagement Of u nu eenvoudige of complexe projecten beheert, een ...

WATCH als project management tool

Project management tools? WATCH doet wat het moet doen! Als het om Project management tools gaat, ...