Validatie

WATCH heeft de mogelijkheid om geregistreerde uren te laten valideren. Als er gewerkt wordt met valideren van uren zijn er twee varianten voor validatie binnen een organisatie

• alleen validatie door manager
• validatie door manager en projectleiders

Bij de systeeminstellingen (Urenregistratie > Instellingen > Systeem) kan aangegeven worden welke variant wordt gebruikt.

Daarnaast biedt WATCH ook nog de mogelijkheid om als laatste stap in het validatieproces een opdrachtgever/klant als externe projectleider de geregistreerde uren te laten controleren.

Valideren door manager

Invoeren en gereedgeven

Bij valideren door de manager vult een medewerker de uren in die er in een bepaalde week zijn gewerkt (Urenregistratie > Urenregistratie > Medewerker). Als de week volledig is ingevuld en klaar is om gevalideerd te worden geeft de medewerker dat aan door in het urenregistratiescherm het vakje bij “gereed” aan te vinken.

Valideren overzicht

Als een manager deze geregistreerde uren wil valideren kan deze eerst door middel van het scherm “Ingeleverde weken overzicht” zien welke medewerkers welke weeknummers nog niet gereed hebben gegeven (Urenregistratie > Validatie > Ingeleverde weken overzicht). Op basis van dit overzicht is er de mogelijkheid om een herinneringsmail te sturen naar iedereen die een week nog niet gereed heeft gegeven.

Figuur 1 Ingeleverde weken overzicht

Valideren

In het validerenscherm (Urenregistratie > Validatie > Valideren manager (details)) kan vervolgens de weekstaat worden geopend van alle medewerkers waarvan de week gevalideerd moet worden. Na controle van de ingevoerde gegevens kan een vinkje worden gezet in het vakje “gevalideerd”. Het zetten van dit vinkje betekent dat deze complete week voor de medewerker in het urenregistratiescherm geblokkeerd is. De gegevens zijn nog wel in te zien, maar deze zijn door de medewerker niet meer te wijzigen.

Figuur 2 Validerenscherm

Valideren op hoofdlijnen

Het valideren van gereedgegeven weken medewerker voor medewerker kan een tijdrovend proces zijn. In WATCH bevindt zich ook het scherm “Urenregistratie > Validatie > Validaren manager (hoofdlijnen)” waar de gegevens voor meerdere medewerkers gegroepeerd per soort uren worden weergegeven. Per medewerker kan beoordeeld worden op reguliere uren, vakantieuren en ziekteuren. Op basis van deze informatie kunnen de weken hier sneller gevalideerd worden.

Figuur 3 Valideren op hoofdlijnen

Valideren door manager en projectleider

Een manager valideert alle uren in een week voor een bepaalde medewerker. Als projectleiders bij het proces betrokken worden valideren deze eerst per projectonderdeel voor een bepaalde week de uren voor alle bij een project betrokken medewerkers. Dit levert het hieronder beschreven proces van validatie op 

Invoeren en gereedgeven

Bij valideren door de projectleider vult een medewerker ook de uren in die er in een bepaalde week zijn gewerkt (Urenregistratie > Urenregistratie > Medewerker). Als de week volledig is ingevuld en klaar is om gevalideerd te worden geeft de medewerker dat aan door in het urenregistratiescherm het vakje bij “gereed” aan te vinken.

Valideren overzicht projectleider

De projectleider kan via het scherm “Urenregistratie > Validatie > Ingeleverde weken overzicht” zien welke medewerkers van zijn projecten de uren van welke week nog niet gereed hebben gegeven. Op basis van dit overzicht is er de mogelijkheid om een herinneringsmail te sturen naar iedereen die een week nog niet gereed heeft gegeven.

Valideren projectleider

In het scherm “Urenregistratie > Validatie > Valideren projectleider” kan een projectleider de uren die geschreven zijn op projectonderdelen van zijn projecten valideren. Dit valideren kan alleen als de medewerker de geschreven uren gereed heeft gegeven. Mocht de complete week al door de manager zijn gevalideerd dan ziet de projectleider dat door een aangevinkt vakje in de kolom “manager”. Deze uren kunnen door de projectleider niet meer aangepast worden. De projectleider kan nog wel deze uren valideren.

Figuur 4 Valideren projectleider

Valideren overzicht

Als een manager vervolgens de complete week wil valideren kan deze eerst ook door middel van het scherm “Ingeleverde weken overzicht” zien welke medewerkers welke weeknummers nog niet gereed hebben gegeven (Urenregistratie > Validatie > Ingeleverde weken overzicht).

Valideren

In het valideren scherm (Urenregistratie > Validatie > Valideren manager (details)) kan vervolgens de weekstaat worden geopend van alle medewerkers waarvan de week gevalideerd moet worden. De manager ziet aan de status van het vinkvakje achter elk projectonderdeel of deze uren al door de projectleider zijn gevalideerd of niet.

Na controle van de ingevoerde gegevens kan een vinkje worden gezet in het vakje “gevalideerd”. Het zetten van dit vinkje betekent dat deze complete week voor de medewerker in het urenregistratiescherm geblokkeerd is. De gegevens zijn nog wel in te zien, maar deze zijn door de medewerker niet meer te wijzigen. Ook de projectleider kan deze uren nu niet meer aanpassen.

Valideren door een externe projectleider

Nadat de manager de geregistreerde uren van een week heeft gevalideerd, kan ook een externe projectleider nog een controle uitvoeren. 

Anders dan bij de validatie door een interne projectleider en door de manager, kan de externe projectleider geen wijzigingen aanbrengen in geregistreerde uren. De externe projectleider kan de uren goedkeuren, of hij kan een omschrijving invoeren waarom de hij uren niet geaccepteerd. 

Valideren externe projectleider

De validatie door een externe projectleider wordt uitgebreid beschreven in een eigen documentatie pagina.

Status verwerkt

Een stap verder in het beschermen van de geregistreerde uren is het inzetten van de "verwerkt" status.

De “verwerkt" status kan ingezet worden als de urengegevens uit WATCH worden geëxporteerd en elders verwerkt, bijvoorbeeld voor boekhouding en salarisadministratie.

Ook kan deze status ingezet worden als de uren gebruikt gaan worden voor facturatie binnen WATCH.

Lees hier meer over de status verwerkt functionaliteit

Valideren door een externe projectleider

Ingeleverde weken overzicht