Status projecten, projectonderdelen en resources

In WATCH wordt gewerkt met vier statussen om de levenscyclus van een project aan te geven.

• in voorbereiding
  Het doel van deze status is dat een project al wel kan worden gedefinieerd en uitgedeeld aan de juiste medewerkers zonder dat er al uren op geschreven kunnen worden of afspraken voor kunnen worden gemaakt in de agenda.
• lopend
  Lopende projecten, projectonderdelen en resources kunnen volop binnen de applicatie worden gebruikt.
• gesloten
  Gesloten projecten kunnen niet meer worden uitgebreid of gebruikt in Urenregistratie of Agenda. De geschreven en geplande uren kunnen nog wel via de rapportages worden bekeken.
• gearchiveerd
  Losse uren zijn uit het systeem verwijderd. Hoeveel uren er door medewerkers op projectonderdelen zijn geschreven wordt wel bewaard.

Deze statussen kunnen worden gebruikt op alle drie de niveaus van een project:

• project;
• projectonderdeel;
• resource.

Het archiveren van een project is de laatste fase voordat een project geheel wordt afgesloten. Alleen in de speciale rapportage Gearchiveerd is het project nog te zien. In tegenstelling tot de overige statussen kan het archiveren van een project in een keer worden overgezet. Tijdens het archiveren worden alle afzonderlijk geschreven uren per resource (combinatie projectonderdeel en medewerker) opgeteld en weggeschreven in het veld eindscore van een resource. Daarna worden de losse urenrecords verwijderd.

De eerste drie statussen kunnen op elk niveau met de hand worden aangegeven. Binnen een project kunnen verschillende resources of projectonderdelen een verschillende status hebben. Het afzonderlijk aan kunnen geven van de verschillende statussen maakt het mogelijk om in de loop van een project verschillende projectonderdelen vrij te geven aan de gebruikers en aan het eind deze weer weg te nemen. Daarvoor is het wel noodzakelijk om te weten wat de consequenties van een status zijn in de WATCH applicatie.

Status voorbeeld

In onderstaand voorbeeld wordt duidelijk hoe er met de verschillende statusvelden van een project moet worden omgegaan.

Voor een klant moet een website gemaakt worden. Hierbij worden drie projectonderdelen onderscheiden, namelijk ONTWERP, BOUW en TEST. Aan het project werken vier personen: een ontwerper, twee programmeurs en een tester. Dit geeft onderstaande situatie:

figuur 1 project voorbeeld

Uitgebreid

De projectleider heeft de opdracht voor het project binnen, maar de start van het project is pas over een maand. De projectleider wil al wel vast het project in het systeem zetten zodat hij kan kijken hoe hij het beschikbare urenbudget over de onderdelen en resources wil verdelen. Hij maakt een project aan, definieert vervolgens de drie projectonderdelen en koppelt de vier medewerkers als resource aan de projectonderdelen. Bij al deze acties gebruikt hij steeds de status “In voorbereiding”. Het project zit in het systeem, maar de medewerkers hebben er nog niet mee te maken in hun urenregistratiescherm.

Als het project begint is eerst de ontwerpster aan de beurt. De rest van het projectteam komt later pas aan bod. De projectleider verandert de status van het project in “lopend”. Hij verandert ook de status van het projectonderdeel ONTWERP en de resource voor Marieke (de ontwerpster) in “lopend”. Vanaf dit moment ziet Marieke in haar urenregistratiescherm het projectonderdeel voor het ontwerp verschijnen. Vanaf nu kan zij daarvoor uren registreren.

Nadat Marieke het ontwerp heeft afgerond verandert de projectleider de status van het onderdeel BOUW in “lopend”. Kees is per direct beschikbaar voor het programmeerwerk terwijl Henk pas drie weken later tijd heeft om mee te werken.

Daarom zet de projectleider eerst de resource van Kees op “lopend” en pas drie weken later die van Henk. Ook de programmeurs kunnen als de resource op “lopend” staat uren registreren op het project.

Als de bouw gerealiseerd is zit het werk voor de ontwerpster er definitief op. De projectleider geeft de resource Marieke de status gesloten en vanaf dat moment komt in het urenregistratiescherm van de ontwerpster het projectonderdeel ONTWERP niet meer voor. Ook sluit de projectleider het projectonderdeel zodat er geen nieuwe resources aan dit onderdeel gekoppeld kunnen worden.

De tester kan nu aan het werk en dus wordt het projectonderdeel TEST op “lopend” gezet en de resource voor tester Louis ook. Als de tester zijn werk heeft gedaan en de bouwers de testbevindingen in de applicatie hebben verwerkt kunnen ook de resources voor Kees, Henk en Louis de status “gesloten” krijgen. Daarna kunnen de projectonderdelen BOUW en TEST gesloten worden evenals het project zelf . Als het project de status “gesloten” heeft gekregen kunnen er geen nieuwe projectonderdelen voor aangemaakt worden en komt het project bij de rapportages alleen terug als er in het projectfilter bij “gesloten” een vinkje wordt gezet.

Na drie jaar is niemand binnen het bedrijf meer geïnteresseerd op welke dagen de uren voor het project precies zijn gemaakt. Men wil de losse urenrecords uit het systeem verwijderen. Via “Beheer extra > Archiveren” krijgt het hele project in een keer de status “gearchiveerd”. Gearchiveerde projecten komen ook in de beheerschermen niet meer voor. Ze worden alleen nog getoond in de rapportage Gearchiveerd en in het scherm Archiveren. In dat laatste scherm kan de status weer teruggezet worden van “gearchiveerd” naar “gesloten”, maar de afzonderlijk geschreven uren komen niet meer terug!

Simpel

De projectleider definieert het project door het aanmaken van een project met de daaronder hangende projectonderdelen en resources. Standaard komt de status van al deze zaken op “lopend” te staan. Het project verschijnt in het urenregistratiescherm en in de rapportages en er kan op ingepland worden.

Als het project is afgelopen wordt het hele project in een keer gesloten. De snelste manier hiervoor is het vakje aan te vinken achter het statusveld in het projectenbeheerscherm (Beheer > Projecten) of het projecten ++-scherm (Beheer > Projecten++). Als dit vakje is aangevinkt wordt bij het opslaan van de wijziging ook de status van alle onderliggende projectonderdelen en resources aangepast.

TIP

Gebruik het scherm “Beheer > Projecten++” om voor een project een overzicht te krijgen welke statussen het project, de projectonderdelen en de resources hebben.