Project voorbeelden

De gebruiker bepaalt hoe een project wordt onderverdeeld in projectonderdelen . Het is zaak hier van te voren goed over na te denken. Het kost veel tijd als dit later nog weer moet worden gewijzigd.

Medewerkers schrijven uren op projectonderdelen en niet direct op een project. Dit betekent dat elk project minstens één projectonderdeel moet bevatten.

Een simpel uitgangspunt voor het definiëren van een project is dat het niveau van de activiteiten waarop men nog onderscheid wilt kunnen maken de projectonderdelen zijn.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van projecten gebaseerd op de praktijk.

Voorbeeld 1: activiteiten als projectonderdelen

Een bedrijf dat bij voorbeeld websites maakt wil onderscheid kunnen maken tussen de verschillende activiteiten die er voor een project gedaan worden.

Voor het produceren van een website wordt een grafisch en functioneel ontwerp gemaakt, die door de programmeurs worden uitgevoerd. Vervolgens wordt het werk van de programmeurs getest,waarna de programmeurs de bij het testen gevonden fouten repareren. Uiteindelijk wordt de website geïnstalleerd op een webserver.

In dit geval wordt elke activiteit een projectonderdeel.

• ONTWERP 
• PROGRAMMEREN 
• TESTEN 
• INSTALLATIE 

Voorbeeld 2: delen van het project als projectonderdelen

Een andere benadering om projectonderdelen te definiëren is de verschillende functionele onderdelen van het project als leidraad te nemen.

Om bij hetzelfde voorbeeld te blijven: de website bestaat uit verschillende pagina’s, nl. een home-pagina, een nieuwspagina, een aantal eenvoudige pagina’s met alleen tekst, een paar plaatjes voor de omschrijving van de producten van de klant en een forum.

Als het belangrijk is om van elk functioneel onderdeel van een project de begrote uren versus de geschreven uren in de gaten te kunnen houden is dit een goede optie.

• HOMEPAGINA
• NIEUWS_PAGINA
• PRODUCTBESCHRIJVING_PAGINAS
• FORUM

Nadeel van deze methodiek is dat er niet te achterhalen is welke uren besteed zijn aan ontwerp, programmeren of aan het testen . Als er altijd een vaste tester en designer werkzaam zijn aan een dergelijk project en deze personen zijn niet tegelijkertijd programmeur dan kan uit de uren op resourcesniveau (koppeling projectonderdeel - medewerker) wel gedestilleerd worden welke uren op welke activiteit betrekking hebben gehad.

Voorbeeld 3: combinatie van 1 en 2

Als zowel de activiteiten als de functionele onderdelen van het project van groot belang zijn kan er ook voor gekozen worden om beide voorbeelden te combineren in één project met een groter aantal projectonderdelen.

• HOME_PAGINA_ONTWERP
• HOME_PAGINA_PROGRAMMEREN
• HOME_PAGINA_TESTEN
• NIEUWS_PAGINA_ONTWERP
• NIEUWS_PAGINA_PROGRAMMEREN
• NIEUWS_PAGINA_TESTEN
• PRODUCTBESCHRIJVING_PAGINAS_ONTWERP
• PRODUCTBESCHRIJVING_PAGINAS_PROGRAMMEREN
• PRODUCTBESCHRIJVING_PAGINAS
• FORUM_ONTWERP_TESTEN
• FORUM_PROGRAMMEREN
• FORUM_TESTEN
• INSTALLATIE

Voorbeeld 4: Verschillende uurtarieven

Uurtarieven worden vastgelegd op projectonderdeelniveau. Als de applicatie ook gebruikt wordt om omzet te bepalen met behulp van de omzetrapportages of als er facturen worden gemaakt op basis van de begrote of geschreven uren is het van belang om het uurtarief mee te laten spelen in de keuze van de benodigde projectonderdelen.

In onderstaand voorbeeld kan het zijn dat de tijd die besteed wordt aan voorbereiding en projectleiding ingecalculeerd is in de consultancytarieven en dat daarom het uurtarief van VOORBEREIDING en PROJECTLEIDING leeg wordt gelaten. In dit voorbeeld is er één activiteit (CONSULTANCY) waarvoor verschillende uurtarieven worden gerekend. Omdat uurtarieven op projectonderdeelniveau worden vastgelegd moet hier dus met twee verschillende projectonderdelen worden gewerkt; een voor de senior en een voor de junior.

• VOORBEREIDING
• PROJECTLEIDING
• CONSULTANCY_SENIOR
• CONSULTANCY _JUNIOR
• REISTIJD

Afhankelijk van de afspraken met de klant kan de REISTIJD hier wel of geen uurtarief hebben.

Voorbeeld 5: intern project

Soms worden alleen uren geschreven om projecten te kunnen monitoren en te kunnen evalueren. Vaker echter is het wenselijk om zowel de declareerbare als niet-declareerbare uren te registreren om op die manier een compleet beeld te krijgen van àlle uren binnen een organisatie. Om ook niet-projectgerelateerde uren te kunnen registreren kan er een speciaal project worden aangemaakt van het type “doorlopend” met daarin projectonderdelen voor deze uren.

• ZIEKTE
• FEESTDAGEN
• VERLOF
• WERKOVERLEG
• STUDIE
• OVERIG

Dit is een project net als alle andere projecten waarop dus ook alle rapportages van toepassing zijn. Voor ziekteverzuim is er een speciale rapportage aanwezig. Alvorens deze rapportage te gebruiken moet eerst bij de systeeminstellingen aangegeven worden welke projectonderdelen de uren voor ziekteverzuim bevatten.

Wees terughoudend met het gebruik van het projectonderdeel OVERIG. De neiging bij veel eindgebruikers van het systeem is om hier alle uren in te vullen waarvan men niet meer zeker weet waar de tijd daadwerkelijk aan besteed is. Dit kan voorkomen worden door af te spreken dat op dit projectonderdeel alleen uren geschreven mogen worden als deze voorzien zijn van een duidelijke omschrijving.

Voorbeeld 6: directe en indirecte uren

In een aantal gevallen wordt alleen gebruik gemaakt van een projectonderdeel voor het vastleggen van de uren die bij de klant gefactureerd kunnen worden en de uren waarbij dat niet het geval is.

• DIRECTE_UREN
• INDIRECTE_UREN

Of

• DECLAREERBAAR
• NIET_DECLAREERBAAR