Selecties en query’s

Het verschil tussen selecties en query’s

Selectie

Een selectie bestaat uit een aantal contactpersonen die zijn opgeslagen onder een selectienaam. Een selectie is statisch, wat betekent dat de inhoud van de selectie niet zal veranderen, tenzij een contactpersoon helemaal wordt verwijderd uit het systeem.

Query

Een query bestaat uit de resultaten van een zoekopdracht die zijn opgeslagen onder een querynaam. Een query is dynamisch, wat betekent dat de inhoud ervan na verloop van tijd kan veranderen omdat meer of minder contactpersonen uit de zoekopdracht kunnen rollen.

Selecties en query’s kunnen worden gebruikt voor het verzenden van e-mails naar meerdere contactpersonen tegelijk en voor mailmerge.

Maak een selectie

Selecties worden gemaakt in de selectiepagina (Relatiebeheer > Mailing > Selecties). In deze pagina kan de informatie uit relatiesoorten en functies worden gebruikt om op contactpersonen te filteren en het resultaat onder een selectienaam op te slaan.

Figuur 1 Pagina Selecties

De relatiesoorten en de functies die beschikbaar zijn, kunnen aangeklikt worden in het uitklapmenu onder “relatiesoort” en “functies”. Lees het document “autorisatie” voor meer informatie over de mogelijkheden van deze filtermethode.

Kenmerken

Bij het maken van selecties en query’s kunnen we gebruik maken van kenmerken die als extra filteropties voor relaties en contactpersonen zijn gecreëerd, als die kenmerken tenminste van het datatype “domein” zijn.
Kenmerken gebaseerd op domeinen met meer dan twee waarden worden getoond in een multi select box. Meer dan één waarde kunnen worden geselecteerd door de controltoets (Ctrl) ingedrukt te houden. Wanneer bij het maken van selecties de kenmerkwaarde in kwestie uitgesloten moet worden kan bij elk kenmerk ook de waarde "geen" worden ingevuld.

Voorbeeld: In de afbeelding hieronder worden alleen contactpersonen geselecteerd van bedrijven met tussen 11 en 250 medewerkers waarbij er niets is ingevuld bij “continent”.

Figuur 2 Pagina Selecties met kenmerken

Nadat de juiste filters zijn ingesteld kan de selectie worden gemaakt door op de knop “maak selectie” te klikken. De inhoud van de selectie wordt getoond in dezelfde  pagina, waarna contactpersonen nog uit de selectie kunnen worden verwijderd door het vinkje uit te zetten achter de contactpersoon.

Figuur 3 Pagina Selecties: alle contactpersonen tonen

Als laatste moet de selectie nog een naam krijgen. Selectienamen kunnen alleen cijfers, letters en de tekens – en _ bevatten. Rechts van de pagina worden reeds bestaande selecties weergegeven. Die kunnen hier eventueel  worden verwijderd.

Maak een query

Query’s worden gemaakt in de querypagina (Relatiebeheer > Mailing > Queries).

Zoals eerder beschreven is een selectie een statische verzameling van contactpersonen en bevat een query de dynamische resultaten uit een zoekopdracht die, na verloop van tijd, kunnen variëren.

In het selectievoorbeeld hierboven weergegeven, werd er gezocht naar alle bedrijven die in Europa gevestigd zijn. Daaruit kwamen 10 contactpersonen. Eén werd er verwijderd, waardoor de opgeslagen selectie nog 9 contactpersonen bevatte. Elke keer als deze selectie wordt opgeroepen, verschijnen deze 9 contactpersonen.

Wanneer een query wordt gemaakt van alle bedrijven in Europa wordt alleen de zoekopdracht "alle bedrijven in Noord-Amerika" opgeslagen. Elke keer dat de query wordt gebruikt, zal weer in de database worden gezocht naar deze combinatie en elke keer kan het resultaat anders zijn omdat er in de tussentijd nieuwe bedrijven kunnen zijn toegevoegd of nieuwe contactpersonen kunnen zijn toegevoegd aan dit bedrijftype.

Figuur 4 Pagina Query’s: alle contactpersonen tonen

Het enige verschil tussen de selectiepagina en de querypagina ligt in de mogelijkheid om individuele contactpersonen uit een selectie te verwijderen. Dat kan in een query niet. In de querypagina ontbreken dan ook de selectievakjes achter de contactpersonen.