Mailmerge

Volgens Wikipedia is mailmerge:

Een software product dat een bestand (of database) van namen en adressen samenvoegt met een sjabloon, om zodoende meerdere kopieën van een brief te produceren, elk persoonlijk gericht aan verschillende ontvangers. 

Om een e-mail te maken biedt de module Relatiebeheer functionaliteit om een template en gegevensbronnen te maken en te wijzigen. Maar wanneer het aankomt op het creëren van mailmerge-documenten, zijn de mailmerge-gegevensbronnen beperkt. Tekstverwerkingsapplicaties zoals Microsoft Word of Open Office bieden uitstekende functionaliteit om het daadwerkelijke mailmergeproces uit te voeren.

Mailmerge instellingen

In de mailmerge instellingenpagina (Relatiebeheer > Instellingen> Mailmerge instellingen) kan de gebruiker bepalen welke informatie moet worden meegenomen in de mailmerge-export. Verschillende “mailmerge instellingen” kunnen worden ingesteld en gewijzigd vanaf deze pagina.

Relatieadressen versus privéadressen

Voor elke instelling moet eerst worden bepaald hoe we moeten omgaan met adressen. Zowel relaties als contactpersonen kunnen een adres hebben (postadres bedrijf versus privéadres). Welke gebruikt gaat worden in de export wordt bepaald door de keuze van een van de volgende vier opties.

• gebruik alleen relatieadressen
• gebruik alleen privéadressen
• gebruik privéadres als deze bestaat, gebruik anders het relatieadres
• gebruik relatieadres als deze bestaat, gebruik anders het privéadres

volgorde

Met het veld “volgorde” kan de volgorde van de kolommen in de mailmerge-export worden bepaald. Als er geen nummer in het volgordeveld is ingevoerd verschijnt de kolom niet in de mailmerge-export.

export kolomnaam

Het veld “export kolomnaam” biedt de mogelijkheid om een andere naam, dan zoals die standaard wordt bepaald door Relatiebeheer, te geven aan de kolomnaam. Als dit veld leeg blijft, zal de standaardnaam voor de kolomnaam gebruikt worden bij het exporteren.

Figuur 1 Pagina Mailmerge instellingen

Mailmerge

In de mailmergepagina (Relatiebeheer > Mailing > Mailmerge) kunnen selecties of query’s worden gecombineerd met de “mailmerge-export” instellingen om een mailmergetabel te maken.
Deze mailmergetabel bevat de informatie van de relatie en contactpersoon zoals gedefinieerd in de mailmerge-instellingenpagina voor alle contactpersonen in de selectie of query.

Figuur 2 Pagina Mailmerge

Door te klikken op het openen-pictogram  wordt het CSV-bestand (Character Separated Values) van de mailmergetabel geopend. Dit bestand kan worden gebruikt als input voor het mailmergeproces in Word, Open Office of andere software die de mailmergebewerking kunnen uitvoeren.

Contacten

Bij het verzenden van e-mails vanuit de module Relatiebeheer bestaat de mogelijkheid om op hetzelfde moment contacten te creëren. De module levert alleen de gegevensbronnen voor mailmerge. Het feitelijke aanmaken van mailmergedocumenten gebeurt buiten de applicatie. In de pagina voor het aanmaken van relaties (Relatiebeheer > Mailing > Contacten) kunnen contacten worden aangemaakt op basis van een selectie of query. Dit maakt het mogelijk om een selectie (of query) voor een mailmerge-actie te gebruiken en daarna de contacten voor deze mailmerge-actie te creëren door dezelfde selectie (of query) te gebruiken.

Figuur 3 Pagina Contacten