Autorisatie in Relatiebeheer

Autorisatie in de module Relatiebeheer gebeurt op vier verschillende manieren.

• Pagina-autorisatie
• Rechten relatiebeheer
• Geavanceerde autorisatie relatiesoort- en functie
• Geavanceerde autorisatie selecties- en query’s

Pagina-autorisatie

Allereerst hebben we de autorisatie op paginaniveau. Hiermee wordt bepaald welke medewerkergroep welke pagina’s te zien krijgen als ze inloggen. Deze autorisatie wordt gedaan in de pagina Autorisatie groepen (Relatiebeheer > Instellingen > Autorisatie groepen). Voor elke groep kan ingesteld worden dat de leden van deze groep toegang krijgen tot bepaalde pagina’s door gebruik te maken van selectievakjes. Standaard worden bij de installatie van de applicatie vier groepen aangeboden, maar deze groepen kunnen worden gewijzigd of verwijderd en nieuwe groepen kunnen worden gecreëerd.

Rechten relatiebeheer

Met de instellingenpagina Rechten relatiebeheer (Relatiebeheer > Instellingen > Rechten relatiebeheer) wordt bepaald welke mogelijkheden individuele gebruikers in de pagina relatieoverzicht (Relatiebeheer > Relatieoverzicht) hebben. Er zijn drie opties voor deze instelling: A, B en C.

Figuur 1 Rechten relatiebeheer

A

Als voor een medewerker de A-waarde is ingesteld, kan deze gebruiker alle relaties en alle contactpersonen zien. De medewerker kan echter niets toevoegen, verwijderen of bewerken in de relatie- of contactpersoonsgegevens. Wel kunnen in de applicatie contacten worden aangemaakt om communicatie tussen een medewerker en een relatie of contactpersoon aan te maken. Een medewerker met de waarde A kan alle contacten zien, maar alleen de contacten die de ingelogde gebruiker zelf heeft gecreëerd kunnen worden gewijzigd of verwijderd. Het is altijd mogelijk om nieuwe contacten te creëren.

B

Medewerkers die de B-waarde hebben, kunnen nieuwe relaties, contactpersonen en contacten zowel invoeren als bewerken. Het enige dat niet is toegestaan op niveau B is de complete verwijdering van een van de relaties, contactpersonen of contacten van andere medewerker.

C

Medewerkers met waarde C hebben geen beperkingen in het gebruik van de functionaliteit van de pagina Relatieoverzicht.

Geavanceerde autorisatie relatiesoort- en functie

Wanneer geavanceerde relatiesoort- en functieautorisatie wordt gebruikt, kunnen we de toegang tot relaties en contactpersonen voor de groep waar de ingelogde gebruiker deel van uitmaakt filteren. Om deze filtering te laten werken, moeten relatiesoorten en functies ook aan de groepen worden gekoppeld.

Logica relatiesoortautorisatie

Voordat de relatiesoort wordt gekoppeld aan groepen, moeten we eerst bepalen wat de connectie in de applicatie inhoudt tussen een relatiesoort en groep. In de systeeminstellingenpagina (Relatiebeheer > Instellingen > Systeem) kunnen we bepalen welke logica moet worden gebruikt. Een groep koppelen aan een relatiesoort wordt gedaan door het aanvinken van selectievakjes in de matrixpagina. Bij de instelling “relatiesoort autorisatie” kunnen we kiezen tussen “selecteren is verbergen” en “selecteren is tonen”.

Figuur 2 Pagina Relatiesoort autorisatie

Selecteren is verbergen

Het effect van deze instelling is dat voor elke aangevinkte combinatie tussen relatiesoort en groep, de relaties van deze relatiesoort niet zichtbaar zullen zijn voor de medewerkers van de geselecteerde groep.

Wanneer een relatie tot meerdere relatiesoorten behoort en een van de relatiesoorten moet voor een bepaalde groep verborgen blijven en een andere relatiesoort niet, zal de relatie niet zichtbaar zijn voor de medewerkers van de groep.

Selecteren is tonen

Het effect van deze instelling is dat voor elke aangevinkte combinatie tussen relatiesoort en groep, de relaties van deze relatiesoort getoond zullen worden aan de medewerkers van de geselecteerde groep.

Wanneer een relatie tot meerdere relatiesoorten behoort en een van de relatiesoorten moet aan een bepaalde groep getoond kunnen worden en een andere relatiesoort niet, zal de relatie zichtbaar zijn voor de medewerkers van de groep.

Een relatiesoort koppelen aan een groep gebeurt in de pagina Relatiesoort autorisatie (Relatiebeheer > Beheer extra > Relatiesoort autorisatie)

Voorbeeld: Als we willen dat alleen de verkopers van onze organisatie toegang hebben tot de relaties die we gecategoriseerd hebben als prospect, kunnen we de groep “VERKOOP” aan de relatiesoort “PROSPECT” koppelen en in “Relatiesoort autorisatie” de waarde geven “selecteren is tonen”.

Logica functieautorisatie

Net als bij de relatiesoort autorisatie hebben we de systeeminstelling “Functie autorisatie” in de systeeminstellingenpagina (Relatiebeheer > Instellingen > Systeem). Bij deze instelling kunnen we kiezen tussen “selecteren is verbergen” en “selecteren is tonen”.

Figuur 3 Pagina Functie autorisatie

Selecteren is verbergen

Het effect van deze instelling is dat voor elke aangevinkte combinatie tussen functie en groep, de contactpersonen met deze functie niet zichtbaar zullen zijn voor de medewerkers van de geselecteerde groep.

Wanneer een contactpersoon tot meerdere functies behoort en een van de functies moet voor een bepaalde groep verborgen blijven en een andere functie niet, zal de contactpersoon niet zichtbaar zijn voor de medewerkers van de geselecteerde groep.

Selecteren is tonen

Het effect van deze instelling is dat voor elke aangevinkte combinatie tussen functie en groep, de contactpersonen met deze functie getoond zullen worden aan de medewerkers van de geselecteerde groep.

Wanneer een contactpersoon tot meerdere functies behoort en een van de functies moet aan een bepaalde groep getoond kunnen worden en een andere functie niet, zal de contactpersoon zichtbaar zijn voor de medewerkers van de groep.

Een functie koppelen aan een groep gebeurt in de pagina Functie autorisatie (Relatiebeheer > Beheer extra > Functie autorisatie)

Voorbeeld: Als we willen dat alleen de afdelingshoofden van onze organisatie toegang hebben tot de contactpersonen die we gecategoriseerd hebben als VIP’s, kunnen we alle groepen, behalve “AFDELINGSHOOFD”, aan de functie “VIP” koppelen en in “Functie autorisatie” de waarde geven “geselecteerd is verbergen”.

Geavanceerde autorisatie selecties- en query’s

Wanneer de selectie- en query-filtering is ingeschakeld kunnen medewerkers alleen de selecties of query’s zien die door medewerkers van dezelfde groep zijn gemaakt.

In het systeeminstellingenpagina (Relatiebeheer > Instellingen> Systeem) kunnen we de filtering op selecties en query’s in- of uitschakelen met behulp van het selectievakje “selectiequery filteren per groep”.

Als geavanceerde selectie- en queryautorisatie wordt gebruikt, zijn er twee beheerpagina's voor het beheren van de selecties en query’s.

Selectie autorisatie

In deze pagina (Relatiebeheer > Beheer extra > Selectie autorisatie) kunnen selecties worden verwijderd en selecties kunnen worden verplaatst van de ene naar de andere groep. Er is ook de optie om de waarde “alle groepen” te gebruiken om een selectie beschikbaar te stellen voor alle medewerkers.

Figuur 4 Pagina Selectie autorisatie

Query autorisatie

In deze pagina (Relatiebeheer > Beheer extra > Query autorisatie) kunnen query’s worden verwijderd en query’s kunnen worden verplaatst van de ene naar de andere groep. Er is ook de optie om de waarde “alle groepen” te gebruiken om een query beschikbaar te stellen voor alle medewerkers.

Figuur 5 Pagina Query autorisatie