Uurtarieven indexeren

Facturering > Beheer extra > Uurtarief indexeren

In WATCH zijn de uurtarieven die gebruikt worden om de omzet te berekenen en om de facturen te genereren, een eigenschap van de projectonderdelen.

Als we voor bestaande projecten nieuwe uurtarieven willen gaan hanteren is het niet handig om de uurtarieven van de projectonderdelen eenvoudigweg aan te passen. Uren die geschreven zijn vóór de aanpassing van het uurtarief moeten het oude uurtarief behouden. Omzet voor uren die geschreven zijn ná de aanpassing willen we berekenen op basis van de nieuwe tarieven. Hoe doen we dat in WATCH?

Omdat we zowel het oude als het nieuwe uurtarief in het systeem willen behouden, hebben we nieuwe projectonderdelen nodig die gebruik maken van het nieuwe tarief. De oude projectonderdelen met het oude tarief willen we wel behouden maar deze willen we niet meer zien in de urenregistratieschermen.

In het scherm “Facturering > Beheer extra > Uurtarief indexeren” kunnen we op eenvoudige wijze een aanpassing van het uurtarief doorvoeren voor een heel project. Er zijn twee methodes die we kunnen gebruiken om de overgang van oude naar nieuwe projectonderdelen soepel te laten verlopen, namelijk de “status-methode” en de “periodebescherming-methode”.

De status-methode

Bij gebruik van de status-methode krijgen in één actie de oude projectonderdelen met het oude tarief de status “gesloten” (inclusief onderliggende resources) en worden er nieuwe projectonderdelen met het nieuwe tarief aangemaakt die de status “lopend” krijgen.

De tariefaanpassing is bij het gebruik van de status-methode dus direct actief.

Voorbeeld

In onderstaande voorbeeld verhogen we de uurtarieven van het project “RIEN-WEBSITE” door middel van de status-methode met 10%.

Vóór de indexering

Facturering > Beheer > Projecten++

Vóór de indexering heeft het project RIEN-WEBSITE vier projectonderdelen met de status “lopend” en met uurtarieven van 87, 70, 65 en 89 euro.

Figuur 1 Het project RIEN-WEBSITE vóór de prijsindexatie.

De indexeringsstappen

Facturering > Beheer extra > Uurtarief indexeren

Als we het project RIEN-WEBSITE boven in het indexeringsscherm hebben gekozen, worden alle opties voor het indexeren van de uurtarieven getoond.

We kiezen in het eerste blok “INDEXERINGSMETHODE” in dit geval dus voor de optie “gebruik status-methode”. 

Figuur 2 De opties voor de prijsindexatie op basis van de status methode.

In het “BEREKEN NIEUW UURTARIEF” blok kiezen we voor de optie “verhogingspercentage” en we vullen daar 10% in.

In het blok “OVERIGE INDEXERINGSINSTELLINGEN” geven we daarna aan dat we de oude projectcodes zullen aanpassen door er de tekst “_OUD” aan toe te voegen. Projectcodes moeten binnen hetzelfde project uniek zijn, dus twee keer een projectonderdeel met de code “ONTWERP” is niet toegestaan. De projectonderdeelcode “ONTWERP” wordt dus voor het oude projectonderdeel straks aangepast naar “ONTWERP_OUD”.

Vervolgens selecteren we ook de “kopieer resources” optie zodat alle medewerkers die uren konden registreren op de oude projectonderdelen, dat straks ook op de nieuwe projectonderdelen kunnen doen.

Zodra we op de “doorvoeren” knop klikken, zien we onderin het indexeringsscherm in detail wat er gaat gebeuren als we de indexering daadwerkelijk gaan uitvoeren

Figuur 3 Onder in het indexeringsscherm zien we wat het resultaat van de indexatie zal zijn.

Aan de linkerkant van het scherm zien we wat er met de huidige projectonderdelen gaat gebeuren. Aan de rechterkant zien we hoe de nieuw aan te maken projectonderdelen er uit komen te zien.

Het is nog mogelijk om hier handmatig aanpassingen te doen aan de gegevens van de nieuw te genereren projectonderdelen.

Figuur 4 Voor de daadwerkelijk indexatie kunnen handmatig nog aanpassingen gedaan worden.

In dit voorbeeld ronden we het nieuwe tarief voor INSTALLATIE af van 97,9 euro naar 98 euro en ronden we voor het projectonderdeel ONTWERP de 94,6 euro af naar 95 euro. De tarieven voor PROGRAMMEREN en TESTEN passen we niet handmatig aan.

Als we nu op de “maak nieuwe onderdelen” knop klikken krijgen we de melding dat de nieuwe projectonderdelen zijn aangemaakt.

Figuur 5 Na het maken van nieuwe projectonderdelen wordt hiervan een melding getoond.

Na de indexering

Facturering > Beheer > Projecten++

Na de indexering zien we dat de vier oude projectonderdelen de status “gesloten” hebben gekregen en dat er achter de projectcodes de suffix “_OUD” is geplaatst. Er zijn vier nieuwe projectonderdelen aangemaakt met de status “lopend” en met de nieuwe uurtarieven.

Figuur 6 Het project RIEN-WEBSITE ná de indexatie.

Urenregistratiescherm

In het urenregistratiescherm is er geen verschil te zien voor de gebruikers. De projectcode en de projectonderdeelcode die zij in het urenregistratiescherm te zien krijgen, zijn gelijk gebleven.

Bij gebruik van de periodebescherming-methode worden net als bij de status-methode nieuwe projectonderdelen gemaakt voor de nieuwe tarieven. We gebruiken nu echter de start- en einddatum van de projectonderdelen, samen met de periodebescherming-functionaliteit om er voor te zorgen dat de oude en de nieuwe prijsstelling soepel in elkaar overgaan.

Wat is periodebescherming?

In WATCH was het al langer mogelijk om middels budgetbescherming er voor te zorgen dat er niet meer uren geschreven kunnen worden dan het aantal begrote uren. In WATCH is er ook periodebescherming beschikbaar. Hiermee kan worden afgedwongen dat er geen uren geschreven kunnen worden vóór de startdatum en ná de einddatum van een project of projectonderdeel.

In onderstaande voorbeeld verhogen we de uurtarieven van het project “TUINONDERHOUD_MOBIUS” met 5 euro door middel van de periodebescherming-methode. We willen dat vanaf januari van het nieuwe jaar de nieuwe tarieven gaan gelden.

Vóór de indexering

Facturering > Beheer > Projecten++

Vóór de indexering heeft het project TUINONDERHOUD_MOBIUS vier projectonderdelen met de status lopend en met uurtarieven van 35, 35 en 40 euro.

Figuur 7 Het project TUINONDERHOUD_MOBIUS vóór de prijsindexatie.

Indexeringsstappen

Facturering > Beheer extra > Uurtarief indexeren

Als we het project TUINONDERHOUD_MOBIUS boven in het indexeringsscherm hebben gekozen worden de opties voor het indexeren van de tarieven getoond. We kiezen in het eerste blok “INDEXERINGSMETHODE” nu dus voor de optie “gebruik periodebescherming-methode”.

We geven vervolgens de oude projectonderdelen een einddatum van 31-12-2022 en de nieuwe projectonderdelen een begindatum van 01-01-2023.

Figuur 8  De opties voor de prijsindexatie op basis van de periodebescherming-methode.

In het “BEREKEN NIEUW UURTARIEF” blok kiezen we voor de optie “verhogingsbedrag” en we vullen daar 5 euro in.

In het blok “OVERIGE INDEXERINGSINSTELLINGEN” geven we eerst aan dat we de oude projectcodes gaan aanpassen door er de tekst “_2022” aan toe te voegen. Projectcodes moeten binnen hetzelfde project uniek zijn, dus twee keer een projectonderdeel met de code “BESTRATEN” is niet toegestaan. De projectonderdeelcode “BESTRATEN” wordt dus voor het oude projectonderdeel straks aangepast naar “BESTRATEN_2022”.

Daarna selecteren we de “kopieer begrote uren van projectonderdelen” optie zodat de nieuwe projectonderdelen dezelfde begrote uren krijgen als de begrote uren van de oude projectonderdelen.

Vervolgens selecteren we ook de “kopieer resources” optie zodat alle medewerkers die uren konden registreren op de oude projectonderdelen dat straks ook op de nieuwe projectonderdelen kunnen doen.

Tenslotte selecteren we de “kopieer begrote uren van resources” optie. Als er voor de afzonderlijke medewerkers ook begrote uren zijn opgegeven, dan worden deze ook weer gebruikt bij het maken van de nieuwe resources.

Nadat we op de doorvoeren knop klikken zien we onderin het indexeringsscherm wat er gaat gebeuren als we de indexering daadwerkelijk uitvoeren.

Figuur 9 Onder in het indexeringsscherm zien we wat het resultaat van de indexatie zal zijn.

Aan de linkerkant van het scherm zien we wat er met de huidige projectonderdelen gaat gebeuren. Aan de rechterkant zien we hoe de nieuw aan te maken projectonderdelen er uit komen te zien.

Het is nog mogelijk om hier handmatig aanpassingen te doen aan de gegevens van de nieuw te genereren projectonderdelen.

Figuur 10 Voor de daadwerkelijk indexatie kunnen handmatig nog aanpassingen gedaan worden.

In dit voorbeeld passen we de begrote uren voor de nieuwe projectonderdelen aan door 3 uur toe te voegen aan het onderdeel BESTRATEN, 6 uur aan het onderdeel MAAIEN en 4 uur aan het onderdeel SNOEIEN.

Als we nu op de knop “maak nieuwe onderdelen” klikken krijgen we de melding dat de nieuwe projectonderdelen zijn aangemaakt.

Figuur 11 Na het maken van nieuwe projectonderdelen wordt hiervan een melding getoond.

Ná de indexering

Facturering > Beheer > Projecten++

Ná de indexering zien we dat de drie oude projectonderdelen de einddatum 31-12-2022 hebben gekregen, en dat er achter de projectcodes de suffix “_2022” is geplaatst. Er zijn drie nieuwe projectonderdelen aangemaakt met een startdatum van 01-01-2023.

Figuur 12 Het project RIEN-WEBSITE ná de prijsindexatie.

Urenregistratiescherm

Als in de urenregistratiemodule gebruik gemaakt wordt van periodebescherming op projectonderdeelniveau, kunnen in het urenregistratiescherm op de oude projectonderdelen met als suffix “_2022” na 31-12-2022 geen uren meer geschreven worden.

Op de nieuwe projectonderdelen zonder suffix kunnen voor 01-01-2023 nog geen uren geschreven worden. In het urenregistratiescherm worden alleen de projectonderdelen getoond waarop uren geschreven kunnen worden. De overgang van de oude naar de nieuwe projectonderdelen verloopt ook hier dus automatisch.