Uren, artikelen en kosten

Facturen kunnen drie soorten gegevens bevatten.

• Uurkosten
• Artikelkosten
• Overige kosten

Uurkosten

Uurkosten worden berekend door het aantal uren te vermenigvuldigen met het uurtarief op projectonderdeelniveau. De mogelijkheden om met verschillende uurtarieven binnen een project en de daarop gebaseerde factuur te werken, liggen dan ook op dit projectonderdeelniveau.

Figuur 1 Uurtarieven en begrote uren in het projecten++ scherm

Elk projectonderdeel dat in een factuur meegenomen wordt, resulteert in een factuurregel. Als er met een senior- en een juniortarief gewerkt wordt voor een consultancyproject betekent dit dat er twee projectonderdelen aangemaakt moeten worden om het onderscheid in tarieven op de factuur te maken.

Deze projectonderdelen kunnen bijvoorbeeld SENIOR_CONSTULTANCY en JUNIOR_CONSULTANCY genoemd worden. Het is van belang om hier bij het aanmaken van projecten al rekening mee te houden.

De uurkosten kunnen berekend worden door of het uurtarief te vermenigvuldigen met de begrote uren van het betreffende projectonderdeel, of door het uurtarief te vermenigvuldigen met de op het projectonderdeel geschreven uren. In het eerste geval hebben we het dan over fixedpriceprojecten, in het tweede geval gaat het over nacalculatieprojecten.

Artikelen

Als de te factureren bedragen geen uren zijn en ze hebben geen incidenteel karakter, dan kunnen we bij het factureren gebruik maken van artikelen. Artikelen worden eerst binnen de applicatie gedefinieerd om daarna te worden ingezet bij projecten. Artikelen kunnen worden ingedeeld in artikelgroepen om ze goed te kunnen beheren en ze eenvoudig te kunnen selecteren.

Figuur 2 Artikelgroepen beheerscherm

Figuur 3 Artikelen beheerscherm

Artikelen kunnen zowel aan projecten als aan projectonderdelen worden gekoppeld. Er kan bij het koppelen van een artikel aan een project of projectonderdeel een aantal en een datum opgegeven worden.

Figuur 4 Eenmalig artikel aan een project of projectonderdeel koppelen

Er kunnen ook terugkerende artikelkosten gedefinieerd worden. Hierbij kan gedacht worden aan abonnementskosten en dergelijke. Door middel van het aangeven van een startdatum en een frequentie verschijnen deze artikelen vervolgens periodiek automatisch op de facturen.

Figuur 5 Terugkerend artikel aan een project of projectonderdeel koppelen

Overige kosten

Incidentele kosten kunnen rechtstreeks aan projecten of projectonderdelen gekoppeld worden. Een omschrijving en een prijs voldoen bij het koppelen van een dergelijk kostenrecord aan een project. Kosten kunnen ingevoerd worden als begrote kosten, als werkelijke kosten of als beide. Bij het factureren van fixedpriceprojecten worden de begrote uren en begrote kosten gebruikt.

Figuur 6 Eenmalige begrote kosten

Bij een nacalculatieproject worden de werkelijke uren en werkelijke kosten gebruikt voor de facturatie.

Figuur 7 Eenmalige werkelijke kosten

Ook bij werkelijke kosten is het mogelijk om repeterende kosten op voeren.

Figuur 8 Terugkerende werkelijke kosten