Agenda-items maken

In de module Agenda & Planning onderscheiden we drie typen agenda-items.

• Algemene agenda-items
• Planning-items
• Afspraak-items

In de maandagenda (Agenda & Planning > Agenda > Maand agenda) en de planbordpagina (Agenda & Planning > Agenda > Planbord) onderscheiden we, afhankelijk van de instelling, drie verschillende kleuren pictogrammen voor het toevoegen van deze verschillende agenda-items.

Het witte pictogram () is voor het toevoegen van een algemeen agenda-item. Het gele pictogram () is voor het toevoegen van een planning-item en het blauwe pictogram () is voor het toevoegen van een afspraak-item.

De planning-item heeft de meeste opties en is het meest verwant aan de WATCH projectstructuur. Daarom wordt dit type agenda-item het eerst besproken.

Planning-item

Een planning item maken

Wanneer we op het pictogram “nieuw planning-item” () klikken, verschijnt er een nieuw venster waarin een nieuw planning-item kan worden gemaakt.

Figuur 1 Venster Planning-item toevoegen

medewerker

De medewerker is al geselecteerd gebaseerd op wiens maandkalender actief is of gebaseerd op waar in het plannerscherm op het pictogram werd geklikt om het venster te openen. Op basis van de rechten van de ingelogde gebruiker kan de medewerkerkeuzelijst andere medewerkers bevatten.

weekenden en feestdagen overslaan

Dit selectievakje bepaalt of de weekenden en feestdagen automatisch worden verwijderd uit de dagen waarop gepland kan worden.

De standaardstatus van dit veld (aangevinkt of niet aangevinkt) kan worden ingesteld in de systeeminstellingenpagina (Agenda & Planning > Instellingen > Systeem) met behulp van de instelling “weekenden en feestdagen overslaan”.

Weekenden zijn alle zaterdagen en zondagen, maar feestdagen moeten door de gebruikers van de applicatie zelf worden ingevuld. In de systeeminstellingenpagina (Agenda & Planning > Instellingen > Systeem) op de tab "Projectonderdelen" kan het projectonderdeel worden geselecteerd waarop feestdagen van toepassing zijn. Alle geplande dagen gevonden op deze geselecteerde projectonderdelen zullen worden afgetrokken van de geplande dagen wanneer het selectievakje is aangevinkt.

Opgelet: Als de optie "weekenden en feestdagen overslaan" is aangevinkt, is de optie om terugkerende planning-items (zoals hieronder beschreven) te creëren uitgeschakeld. Deze twee functies kunnen niet gecombineerd worden bij het maken van een planning-item.

project en projectonderdeel

Het uitklapmenu achter projecten bevat alle projecten waar de geselecteerde werknemer een resource is voor een of meer projectonderdelen van dat project. Dit betekent dat de projecten waarvoor een medewerker kan worden ingepland vooraf moeten worden bepaald bij het aanmaken van de resources voor een project.

Het uitklapmenu achter projectonderdelen bevat alle projectonderdelen van het geselecteerde project waar de geselecteerde medewerker een resource voor is.

Wanneer een medewerker slechts één project heeft dan wordt dit project automatisch geselecteerd. Wanneer een medewerker één project heeft en ook slechts één projectonderdeel dan worden zowel dat project en dat projectonderdeel automatisch geselecteerd.

Locatie

In het veld “locatie”, kan de locatie waar de geplande activiteit plaatsvindt worden ingevuld. Dit is een optioneel veld.

Urenoverzicht

Wanneer een project en projectonderdeel zijn geselecteerd, kan een urenoverzicht worden weergegeven door het bewegen van de muis over het pictogram . Dit urenoverzicht geeft de geschatte uren en geplande uren weer, zowel op het projectonderdeelniveau als op resourceniveau.

Figuur 2 Urenoverzicht in venster Planning-item toevoegen

Extra medewerkers

Wanneer het selectievakje “extra medewerkers” 'is aangevinkt, worden twee nieuwe multiselect velden getoond. Het eerste veld “medewerkers” toont alle andere medewerkers die ook als resources zijn ingesteld voor het geselecteerde projectonderdeel. Wanneer de Controltoets (Ctrl) wordt vastgehouden, kan hier worden ingesteld of een of meer extra medewerkers moeten worden toegevoegd aan het planning-item. Het veld “managers” stelt de planner in staat om alle medewerkers van de geselecteerde manager in een keer in het planningsproces toe te voegen.

Figuur 3 Extra medewerkers in venster Planning-item toevoegen

Datum en tijd

De start- en einddatum van het planning-item worden automatisch ingevuld door op het planning-itemicoontje () te klikken van de desbetreffende datum in de maandagenda of planbord. De data kunnen handmatig worden gewijzigd, of met behulp van de maandkalender die uitklapt wanneer op het kalender icoontje wordt geklikt.

Een planning-item kan een hele dag duren, maar er kan ook handmatig een begin- en eindtijd worden ingesteld. De “tijd”formaat maakt gebruik van het ":"-teken als scheidingsteken tussen de uren en de minuten. Als dit karakter niet wordt ingevoerd, wordt deze automatisch ingevuld bij het verlaten van het veld.

Wanneer het veld “hele dag?” is ingesteld op “nee” kunnen de begin- en eindtijd worden ingevoerd. Als het veld is ingesteld op “ja” worden de tijdvelden gewist en verdwijnen ze.

Terugkerend

Zoals hierboven al is genoemd, is de terugkeeroptie alleen beschikbaar als de “weekenden en feestdagen overslaan”-optie niet is ingeschakeld. Wanneer het vakje “terugkerend” wordt aangevinkt verschijnt er een aantal nieuwe velden waarmee de terugkerende eigenschappen van de planning-item gedefinieerd kunnen worden.

Allereerst kan de terugkerende interval worden ingesteld. De interval kan worden gedefinieerd door het selecteren van een van de ronde knoppen die voor de velden dagen, weken of maanden staan en door het invoeren van een aantal. Het aantal keren dat het planning-item moet worden herhaald kan worden ingesteld door het invoeren van een getal bij “in totaal” of door het invoeren of selecteren van een einddatum.

Figuur 4 Terugkerende items in venster Planning-item toevoegen

De opties “extra medewerkers” en “terugkerend” kunnen worden gecombineerd. Het bovenstaande voorbeeld zal resulteren in het aanmaken van twintig planning-items omdat er vier werknemers voor vijf weken worden ingepland.

Wanneer de planning-items achteraf moeten worden gewijzigd (het bewerkingsvenster wordt geopend door te klikken op het planning-item in de maandkalender of in het planbord) kan er worden aangegeven hoeveel van de gemaakte planning-items er gewijzigd moeten worden door middel van het aanklikken van een van de ronde knoppen voor “Alleen voor deze medewerkers aanpassen” of “Voor alle medewerkers aanpassen” en de knoppen “Alleen de afspraak van vandaag aanpassen” of “Voor alle data aanpassen”.

Figuur 5 keuzerondjes voor het bepalen van de scope van een aanpassing

prioriteit

Onder de datum- en tijdsectie kan de prioriteit van de planning-item worden bepaald. Er verschijnt een  icoon in de planning-item wanneer een lage prioriteit wordt ingesteld en een  icoon bij een hoge prioriteit.

Omschrijving

Het veld “omschrijving” accepteert een grote lap tekst om tot een betere beschrijving van de planning-item te komen.

Algemeen agenda-item

Wanneer het pictogram “nieuw algemeen-item” () wordt aangeklikt verschijnt er een nieuw venster.

Een algemeen agenda-item is niet gerelateerd aan projecten en projectonderdelen. Ze kunnen worden gebruikt om gewone agenda-items toe te voegen aan de maandkalender en het planbord.

Waar het “nieuw planning-item”-venster de uitklapmenu’s van de project- en projectonderdeellijsten laat zien, staat er in het “nieuw algemeen-item”-venster alleen een onderwerpregel.

Een ander verschil tussen het “nieuw planning-item”-venster en het “nieuw algemeen-item”-venster is de functionaliteit “extra medewerkers”. In een planning-item kunnen alleen de medewerkers die gerelateerd zijn aan een project worden geselecteerd. In een algemene agenda-item kunnen alle actieve gebruikers worden geselecteerd.

Figuur 6 Venster Agenda-item toevoegen

Afspraak-item

Wanneer het pictogram “nieuwe afspraak” () wordt aangeklikt verschijnt er een nieuw venster.

Een afspraak-item is niet gerelateerd aan projecten en projectonderdelen, maar aan relaties en contactpersonen.

Waar het “nieuw planning-item”-venster de uitklapmenu’s van de project- en projectonderdeellijsten laat zien, laat het “nieuwe afspraak”-venster een uitklapmenu zien van alle actieve relaties. Wanneer een relatie is geselecteerd worden alle gerelateerde contactpersonen getoond in het tweede uitklapmenu.

Nog een verschil tussen het “nieuwe afspraak”-venster  en het “nieuw planning-item”-venster is de functionaliteit “extra medewerkers”. In een planning-item kunnen alleen de medewerkers die gerelateerd zijn aan een project worden geselecteerd. In een algemene agenda-item kunnen alle actieve gebruikers worden geselecteerd.

Figuur 7 Venster Afspraak toevoegen