What was new in WATCH 5.3?
Algemeen
Zoeken in online help
De online help van WATCH is uitgebreid met een zoekfunctie. Met deze zoekfunctie kan de complete helptekst van alle actieve modules in één keer doorzocht worden.
Server check
WATCH ondersteunt een groot aantal versies van de onderliggende PHP en MySQL software. Zodra de producenten van PHP en MySQL bepaalde versies van hun software zelf niet meer actief ondersteunen, is het tijd om deze software te upgraden naar nieuwe wel actief ondersteunde versies. In WATCH is nu een controle ingebouwd om te checken of de omgeving waarin WATCH draait nog up-to-date is.
Afbeeldingen in mail
Vanuit WATCH kunnen e-mails verstuurd worden voor verschillende doeleinden. Tot nu toe konden alleen afbeeldingen aan e-mails toegevoegd worden door deze afbeeldingen ergens op het internet te plaatsen en hier vervolgens vanuit de e-mail naar te verwijzen. Dit heeft voordelen (de afbeelding wordt zelf niet gemaild, dus de e-mail is kleiner) maar ook nadelen (in sommige mail programma’s is een extra actie nodig om de afbeelding te tonen). Vanaf nu kan WATCH een afbeelding een integraal onderdeel van de e-mail uitmaken, zodat er geen extra actie nodig is om de afbeelding zichtbaar te maken in het mailprogramma van de ontvanger.
Views voor uitlezen van WATCH gegevens
Sommige WATCH gebruikers willen de in WATCH opgebouwde gegevens ook buiten de applicatie om raadplegen, analyseren of rapporteren. De gegevens in WATCH liggen echter opgeslagen in een groot aantal tabellen en er is gedegen kennis van het datamodel nodig om deze gegevens met elkaar te koppelen en in leesbare vorm te presenteren. Om dit proces te vereenvoudigen zijn er een aantal zogenaamde “views“ aangemaakt die op verzoek aan een WATCH gebruiker beschikbaar kunnen worden gemaakt. Deze views geven op leesbare en logische wijze de in WATCH opgebouwde gegevens weer.
WATCH API
WATCH is uitgerust met een API (Application Programming Interface). Hierdoor is het mogelijk om vanuit externe applicaties informatie op te vragen uit WATCH en ook vanuit externe applicaties gegevens aan WATCH toe te voegen. De huidige API dekt nog niet het volledige datamodel van WATCH. Welke API calls er beschikbaar zijn, en hoe deze zijn te gebruiken, is te lezen op onze website (www.watch-projectbeheer.nl/documentatie/API).
Historie vastleggen
In sommige gevallen is het nodig om een audit-trail vast te leggen van wat er gebeurt met informatie die vastgelegd is in een systeem. In WATCH hebben we nu de mogelijkheid om automatisch vast te laten leggen welke medewerker op welk moment welke wijzigingen heeft aangebracht aan de gegevens. Voor klanten en contactpersonen is het zelfs mogelijk om vast te laten leggen welke medewerkers informatie van bepaalde organisaties en contactpersonen heeft ingezien en wanneer dat heeft plaatsgevonden.
Urenregistratie
Compacte versie van beschikbaarheidsoverzicht
Het beschikbaarheidsoverzicht in WATCH gebruikt begin- en einddatum van projectonderdelen, samen met de begrote uren op projectonderdeelniveau, om per medewerker per week aan te geven hoeveel uren deze medewerker al bezet is en hoeveel uren er nog beschikbaar zijn voor extra werkzaamheden. Aan deze rapportage is nu ook een compacte versie toegevoegd, zodat de beschikbaarheid ook over langere periodes goed inzichtelijk is te maken.
Platte versies in scherm
De belangrijkste rapportages in WATCH zijn onlangs al voorzien van platte export-versies die het eenvoudig maken om deze buiten WATCH na te bewerken. In de meest recente versie van WATCH zijn deze rapportages niet alleen te exporteren naar Excel, maar zijn deze ook te tonen als rapportage binnen de applicatie.
Platte export medewerker rapportages
In de vorige versie hebben de projectrapportages een platte export versie gekregen. In de nieuwe WATCH versie zijn de medewerker rapportages ook hier mee uitgerust. De platte rapportages kunnen zowel in het scherm getoond worden als geëxporteerd worden naar Excel.
Maandoverzicht pdf
In WATCH kon al een maand pdf gegenereerd worden waarmee een opdrachtgever akkoord kon geven voor de werkzaamheden van een bepaalde medewerker voor een bepaalde maand. In de nieuwe WATCH versie is nu een uitgebreide versie hiervan gerealiseerd, waarmee de uren van meerdere medewerkers in één pdf worden getoond en waarmee een opdrachtgever met een enkele handtekening akkoord kan geven voor alle die maand geschreven uren op een project.
Mailen van externe projectleiders
Het externe projectleider validatiescherm kan ook gebruikt worden voor beheerders om te controleren wat de externe projectleiders te zien krijgen als ze inloggen in WATCH om geschreven uren te valideren. Als een beheerder dit scherm “ongefilterd” bezoekt, is er de mogelijkheid om een selectie van externe projectleiders te maken om deze vervolgens vanuit WATCH een e-mail te sturen om ze te waarschuwen dat er te controleren uren klaarstaan.
0 uren registreren
Nadat er uren geregistreerd zijn in WATCH kan er extra informatie ingevuld worden voor deze uren. Dit kan gaan om een omschrijving, om extra kenmerken zoals onkosten of kilometers of om artikelen zoals te factureren kilometers of hotelovernachtingen. Vanaf nu wordt ook 0 als aantal gewerkte uren geaccepteerd, zodat ook als er niet gewerkt is aan een projectonderdeel er toch extra informatie voor die dag kan worden vastgelegd.
Overwerkschema’s
In WATCH kunnen uren geregistreerd worden door een totaal per medewerker per projectonderdeel in te voeren. Het is echter ook mogelijk om de uren te registreren door middel van het invoeren van een begin- en eindtijd. Als de exacte tijden van de gewerkte uren bekend zijn in WATCH, kunnen we hier middels een overwerkschema automatisch de overwerkuren per soort uit berekenen. Deze loonelementen kunnen vervolgens eenvoudig geëxporteerd worden voor de salarisadministratie.
Validatie per maand
Tot nu werd het gereed geven en valideren van uren door projectleiders en managers per week gedaan. Facturatie van uren gebeurt echter vaak per kalendermaand. In WATCH is het nu mogelijk om naast de validatie per week ook de validatie per maand te doen. Beide methodes kunnen naast elkaar gebruikt worden.
Agenda & Planning
Kleuren in planoverzicht export
In het planoverzicht wordt door middel van kleuren aangegeven welk percentage van de beschikbare uren van een bepaalde week al ingepland zijn voor een medewerker. Deze kleuren worden nu ook getoond in de Excelversie die van het overzicht gemaakt kan worden.
Discipline overzicht
Waar eerder het planoverzicht in de Agenda & Planning module al de mogelijkheid had om deze in compacte vorm weer te geven, is deze optie nu ook beschikbaar gemaakt voor het disciplineoverzicht. Op deze manier is het goed mogelijk om ook voor een langere periode inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van bepaalde disciplines.
Geplande uren per maand
Waar in de vorige versie nieuwe rapportages inzicht gaven in de begrote en geschreven uren, kosten en omzet per maand, is dit nu uitgebreid naar de Agenda & Planning module. Middels een drietal nieuwe rapportages zijn nu ook de geplande uren, geplande kosten en geplande omzet per maand inzichtelijk te maken.
Artikelen-tab in planning
Bij het maken van een planning-item is het mogelijk om artikelen te koppelen aan het betreffende project middels de artikelen tab van het planning invoer en -bewerken scherm. Deze functionaliteit is nu aangepast waarbij de artikelen één voor één kunnen worden toegevoegd zodat dit ook goed werkt bij een uitgebreide artikelencollectie.
Nieuwe maandkalender
De maandkalender in WATCH is helemaal opnieuw opgebouwd. Er kan eenvoudiger gewisseld worden tussen maand-, week- en dagweergave. Nieuwe agenda-items kunnen door middel van klikken en slepen in het overzicht worden gemaakt. Bestaande afspraken kunnen middels “drag & drop” verplaatst worden en door middel van het slepen aan de randen van een agenda-item kan de duur van het item worden gewijzigd. Daarnaast is de maandkalender ook nog eens een stuk sneller geworden, ook als deze veel agenda-items bevat.
Nieuw planbord
Net als de maandkalender heeft ook het planbord een grote opfrisbeurt gekregen. Er kan eenvoudiger gewisseld worden tussen maand-, week- en dagweergave. Nieuwe agenda-items kunnen door middel van klikken en slepen in het overzicht worden gemaakt. Bestaande afspraken kunnen middels “drag & drop” verplaatst worden en door middel van het slepen aan de randen van een agenda-item kan de duur van het item worden gewijzigd. Ook is het nu mogelijk om eenvoudig een afspraak te verplaatsen van de ene medewerker naar de andere.
Type filter
In de nieuwe maandagenda en het nieuwe planbord kies je het type agenda-item pas nadat je een dag of een periode geselecteerd hebt. Om het planproces te versnellen, is het mogelijk om linksboven in het scherm alvast te kiezen welke soort agenda-items je in gaat voeren. Als hier gekozen wordt uit “algemeen”, “planning” of “afspraak”, opent het juiste invoerscherm zich direct na het klikken in de agenda of in het planbord.
Relatiebeheer
Lang e-mailveld
E-mailvelden in WATCH kunnen meerdere e-mailadressen bevatten. Op deze manier kunnen vanuit WATCH verstuurde e-mails verzonden worden aan meerdere e-mailadressen in een keer op basis van één geselecteerd contactpersoon. Om dit mogelijk te maken kunnen de e-mailadresvelden in WATCH nu 256 karakters bevatten.
Groter titel-veld
Het titelveld bij contactpersonen is groter gemaakt om ook lange combinaties van titels in WATCH te kunnen vastleggen. Een “prof. dr. ir.” als contactpersoon is dus vanaf nu geen probleem meer.
Facturatie
Datum verstuurd
Bij het versturen van een factuur vanuit WATCH wordt automatisch de “datum verstuurd” bijgehouden. In het facturendetailscherm kan deze datum met de hand worden gezet of aangepast. In het facturenoverzicht is nu een extra kolom toegevoegd waarmee gefilterd kan worden op wel of niet verstuurde facturen. Bij het versturen van facturen vanuit WATCH kan door middel van filteren op deze “datum verstuurd” ervoor gezorgd worden dat al verstuurde facturen niet ongewild nog een keer verzonden worden.
Externe projectleider validatie in urenbijlage
Naast de projectleider-validatie en manager-validatie kent WATCH nu ook de validatie door een externe projectleider. In de urenbijlage van een factuur kan getoond worden welke externe projectleider op welke datum de uren gevalideerd heeft.
Enkelvoudige factuur mailen
Het automatisch versturen van facturen vanuit WATCH ging tot nu op basis van een selectie op factuurdatum in combinatie met de filters op facturatiemethode, de status en het al of niet verstuurd zijn van de factuur. Vanaf nu is het ook mogelijk om uit de ontstane selectie een enkele factuur te selecteren en deze vanuit WATCH te versturen.
BTW regels in Export set
In WATCH kunnen exportsets worden gedefinieerd, zodat op basis van facturen in WATCH een export gemaakt kan worden die vervolgens geïmporteerd kan worden in een boekhoudpakket. Tot nu toe ondersteunde WATCH het definiëren van een exportformaat met daarin een regel per factuur. Daarnaast was het ook mogelijk om naast de regel per factuur ook regels voor de aanwezige factuurregels te genereren. Bepaalde boekhoudpakketten accepteren alleen boekingen waarbij de BTW als aparte regels worden weergegeven (SnelStart bijvoorbeeld). Vanaf nu ondersteunt WATCH ook BTW-regels bij het samenstellen van een exportformaat richting boekhoudpakketten.
Uren importeren
In WATCH was het al mogelijk om kosten te importeren vanuit een CSV-bestand (Character Seperated Values). Vanaf nu is het ook mogelijk om uren te importeren vanuit een CSV-bestand. Op deze manier kunnen uren die niet in WATCH zijn geschreven wel in WATCH worden opgenomen en ook vanuit WATCH gefactureerd worden.
Projectartikelen importeren
Naast het importeren van uren en van kosten kunnen ook projectartikelen vanuit een CSV-bestand (Character Seperated Values) in WATCH worden geïmporteerd. Op deze manier kunnen artikelen die buiten WATCH voor een project geregistreerd worden in WATCH worden opgenomen en vanuit WATCH gefactureerd worden.
HTML voor inleidende en afsluitende tekst
Voor de inleidende tekst en de afsluitende zin van de factuur kan vanaf nu gebruik gemaakt worden van een online HTML-editor. Dit betekent dat voor de opmaak van deze tekst meer mogelijkheden zijn. Tekst kan bijvoorbeeld vet, cursief of onderstreept worden weergegeven. Ook kan de uitlijning van de tekst worden bepaald en kan er gebruik gemaakt worden van tabellen voor de positionering van tekst.
Meerdere valuta
Het is vanaf nu mogelijk om vanuit WATCH facturen te maken met verschillende valuta. De valuta instelling in het factuur-instellingenscherm is de default-instelling. Deze instelling kan op projectniveau en op factuurniveau overruled worden. In het facturenoverzicht kunnen alleen facturen met dezelfde valuta bij elkaar getoond worden.
Betalingstermijn
De betalingstermijn in dagen van een factuur is een nieuwe factuureigenschap die we in WATCH vast kunnen leggen. De betalingstermijn kan ook opgenomen worden in de inleidende tekst of de afsluitende zin van een factuur.
Meer tags voor factuurtekst
In de inleidende tekst en afsluitende zin van de factuur kan door middel van {tags} informatie over de factuur worden opgenomen. In de nieuwe versie zijn de volgende {tags} toegevoegd:
Valuta
De voor de factuur gebruikte valuta kan middels drie {tags} in de factuurteksten worden opgenomen, De valuta kan weergegeven worden als symbool (€), met zijn ISO code (EUR) of met de naam (Euro).
E-mailadres
Het e-mail adres van de contactpersoon aan wie de factuur gericht is kan als {tag} worden opgenomen in de factuurtekst.
Betalingstermijn
Het aantal dagen van de betalingstermijn van de factuur kan opgenomen worden in de factuurtekst.