What was new in WATCH 5.2?
Algemeen
Meerdere projectleiders per project
Per project kunt u nu meerdere projectleiders aanwijzen. Er wordt binnen de applicatie geen verschil gemaakt tussen een eerste en tweede projectleider. Het 'projectleider rol'-filter kijkt nu naar alle projectleiders die aan het project verbonden zijn. Ook bij de projectleider-validatie kunnen alle projectleiders (afhankelijk van de toegang tot het projectleider validatiescherm) uren van hun projecten valideren.
Inloggen met ander veld dan de medewerker-code
In WATCH wordt de medewerker-code gebruikt om medewerkers mee weer te geven in rapportages. Tegelijkertijd wordt die code echter ook gebruikt om in te loggen in het systeem. Organisaties die gebruik willen maken van dezelfde inlogcodes voor meerdere systemen, liepen er soms tegenaan dat daardoor rapportages slecht leesbaar werden voor managers of projectleiders. Dit omdat ze aan de inlogcode niet direct de medewerker konden herkennen. Het is daarom nu ook mogelijk om in plaats van de medewerker-code een extra medewerker-kenmerkveld te gebruiken als inlognaam.
Wachtwoord instellingen
De mogelijkheden om eisen aan een wachtwoord te stellen, zijn verder uitgebreid. Via instellingen kunt u nu aangeven na hoeveel dagen een nieuw wachtwoord verloopt. Ook kunt u de maximale lengte van een wachtwoord opgeven en het gebruik van minimaal een hoofdletter en minimaal een nummer in het wachtwoord verplicht stellen.
Weeknummers altijd zichtbaar in kalender
Overal waar u door middel van de kalendertool een datum kunt kiezen, toont WATCH nu ook de weeknummers in het popup-scherm. Dit maakt het voor u eenvoudiger om de juiste datums te kiezen.
Nieuw kenmerk type “hyperlink”
Er is vanaf versie 5.2 een nieuw kenmerktype “hyperlink” beschikbaar. Hiermee kunt u internetlinks als kenmerkwaarde gebruiken. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om werkende links naar websites, LinkedIn profielen of bestanden in Google Docs op te nemen als kenmerk bij klanten, contactpersonen, projecten en medewerkers.
Mijn menu
Een medewerker kan nu voor zichzelf een eigen menu samenstellen, met daarin de door hem of haar meest gebruikte schermen. Dit nieuwe menu kan menu-items uit meerdere modules bevatten en wordt in elke module aan de linkerkant van het reguliere menu getoond. Zo kunnen uw medewerkers voortaan nog sneller door WATCH heen navigeren. In het gebruikers-instellingenscherm is een extra tab aanwezig waar medewerkers dit menu samen kunnen stellen.
Verplichte kenmerken
Door middel van kenmerken kunt u in WATCH eigen velden toevoegen aan de beheerschermen van onder andere klanten, projecten en medewerkers. Het is nu ook mogelijk om deze kenmerken verplicht te stellen. Bij het maken van nieuwe records in de beheerschermen kunnen de gegevens dan pas opgeslagen worden als ook de verplichte kenmerken van een waarde zijn voorzien.
Direct tonen van Zoekresultaat van 1 record in beheerschermen
Als u in een van de beheerschermen aan de linkerkant gebruik maakt van de filteropties en het resultaat van de zoekactie is exact één record, dan wordt dit record voortaan direct al aan de rechterkant van het scherm getoond.
Planning
Contractoverzicht
Dit overzicht toont alle medewerkers waarvan het contract afloopt vóór een door u in het filterdeel aangegeven datum. Een contract loopt af op de einddatum van de meest recente contacturenregel van een medewerker. Als er bij de meest recente regel geen datum ingevuld is, dan gaat WATCH ervan uit dat er sprake is van een doorlopend contract.
Rolfiltering in planning rapportages
De volgende rapportages zijn vanaf nu allemaal uitgevoerd met het WATCH rolfilter:
- Gepland vs begroot (5 uitvoeringen)
- Gepland vs gemaakt (5 uitvoeringen)
- Begroot, gepland en gemaakt (5 uitvoeringen)
Dit betekent dat al deze rapportages vanaf nu kijken naar het rolfilter van de ingelogde gebruiker. De rapportages gebruiken de rollen “ongefilterd”, “manager filter”, “projectleider filter” en “eigen uren” om te bepalen welke gegevens in de rapportages getoond worden.
Compacte versie van het planoverzicht
Het planoverzicht is nu voorzien van een keuzevakje om een compacte versie te tonen. Zo kan een langere periode toch overzichtelijk in het scherm getoond worden. Deze compacte versie toont alleen het aantal geplande uren voor de betreffende medewerker. De kleur van het veld geeft, zoals altijd, aan hoe ver de week daarmee al is volgepland.
Uitbreiding kennismatrix
De kennismatrix biedt de mogelijkheid om medewerkers en disciplines aan elkaar te relateren. Vanaf nu geeft deze matrix onderaan in het overzicht ook de totalen van alle geselecteerde medewerkers weer.
Urenregistratie
Validatiestatus filters in zoeken rapportage
In de zoeken-rapportages kunt u nu ook filteren op de validatiestatus van de uren. In WATCH 5.2 zijn er vier mogelijke statussen:
• ingeleverd door medewerker
• projectleider validatie
• manager validatie
• externe projectleider validatie
U kunt bovendien ook filteren op combinaties van de statussen.
Aanpassingen in beschikbaarheidsrapportage
In de beschikbaarheidsrapportage vindt u nu onderaan en rechts de totalen per week en per medewerker. Ook kunt u voortaan gebruik maken van het filter “verberg ongeplande medewerkers”.
De beschikbaarheidsrapportage is nu qua structuur gelijk aan het planoverzicht. Voor het planoverzicht zijn de plannings-items de bron van de rapportage. In de module Urenregistratie worden de begrote uren van de resources en de begin- en einddatum van de projectonderdelen gebruikt als basis.
Accountmanager filter
Een accountmanager in WATCH is iemand die een aantal klanten onder zijn hoede heeft. Dit nieuwe filter zorgt ervoor dat iemand met het rolfilter “accountmanager filter” alleen projectinformatie te zien krijgt, die gerelateerd is aan zijn of haar eigen klanten. Dit filter kunt u gebruiken in de volgende schermen:
- Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) > Project uren
- Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) > Project kosten
- Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) > Project omzet
- Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) > Project resultaat
- Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) > Project totaal
- Rapportages > Zoeken
Manager valideert zichtzelf of niet
Middels een systeeminstelling kunt u aangegeven of managers al dan niet hun eigen uren kunnen valideren. Als managers zichzelf mogen valideren, zien ze in het “Validatie > Valideren manager (details)” en “Validatie > Valideren manager (hoofdlijnen)” schermen zichzelf staan tussen de medewerkers waarvan ze manager zijn.
PDF in projectleider validatiescherm
In het projectleider validatiescherm kunt u per project per week een PDF bestand aanmaken door aan de rechterkant van het scherm op het pdf-icoon te klikken. Dit pdf-bestand bevat alle geregistreerde uren inclusief de validatiedatum en de naam van de manager die de validatie heeft uitgevoerd.
E-maillink in validatieschermen
Vanuit de validatieschermen kunt u bij niet gereed gestelde uren snel een mail sturen naar de medewerker die de betreffende uren heeft geregistreerd. Door op het e-mail icoon te klikken, maakt u e-mail aan waarin het e-mailadres van de medewerker en het onderwerp van de e-mail al zijn ingevuld. Het onderwerp van de mail is opgebouwd uit de projectcode, de projectonderdeel-code en het weeknummer.
Projectleider-validatie verplicht kunnen stellen
Via de systeeminstellingen kunt u nu de validatie van uren door een projectleider verplicht stellen. Heeft u deze optie ingesteld, dan kan de manager pas de hele week van een medewerker valideren, nadat de projectleider de uren heeft gevalideerd die geschreven zijn op zijn of haar projecten.
Budgetbescherming
U kunt de door u ingevoerde begrote uren op projectniveau, projectonderdeelniveau of resourceniveau voortaan laten beschermen door de applicatie. Dit houdt in dat medewerkers er niet méér uren op kunnen schrijven dan er aan begrote uren zijn opgegeven.
Projecten per maand rapportages
WATCH 5.2 bevat zes nieuwe projectrapportages die projectinformatie per maand tonen:
- uren per maand
- kosten per maand
- omzet per maand
- resultaat per maand
- begrote kosten per maand
- begrote omzet per maand
Deze rapportages zijn ook allemaal uitgerust met de mogelijkheid om een platte export te genereren, zodat u er verder mee kunt werken in Excel.
Uitbreiding standaard projecten gebruiken
Het “Standaard projecten gebruiken” scherm heeft meer mogelijkheden gekregen. U kunt nieuwe standaardprojectonderdelen toevoegen aan meerdere projecten tegelijkertijd. Deze projecten moeten dan wel gerelateerd zijn aan hetzelfde standaardproject. Bij het maken van nieuwe projecten wordt deze koppeling automatisch gelegd. Bij bestaande projecten kunt u deze relatie handmatig leggen vanuit het projecten beheerscherm.
Medewerker beheerscherm resources tab uitbreiding
Ook de resources tab in het medewerker beheerscherm is uitgebreid met nieuwe mogelijkheden. Hiermee kunt u de resources van een medewerker beter beheren. Zo kunt u nieuwe resources aanmaken voor meerdere projecten en projectenonderdelen tegelijkertijd. Ook kunt u resources in een overzicht tonen en kunt u de status van meerdere resources voortaan in één keer aanpassen.
Kenmerken exporteren in platte exports
Alle rapportages die de mogelijkheid bieden om een platte export te genereren, kunnen in deze exports nu ook de gegevens van eigen kernmerken exporteren. Deze functionaliteit is ook aanwezig bij de nieuwe “projecten per maand” rapportages. Afhankelijk van het gekozen exportniveau gaat het hier om kenmerken van klanten, projecten, projectonderdelen of medewerkers.
Datum gereed geven en validatie ook met tijd
Bij het gereed geven van uren en bij het valideren van deze uren werd de datum van gereed geven en validatie opgeslagen in het systeem. Vanaf WATCH 5.2 wordt ook het exacte tijdstip van gereed geven en valideren opgeslagen. Deze informatie kan worden gebruikt om beter toe te zien op het tijdig inleveren en valideren van de geregistreerde uren.
Datum gereed geven ook in onmouseover popup
In het urenregistratiescherm en in het validatiescherm kunt u zien wanneer deze gereed zijn gegeven dan wel gevalideerd, wanneer u met de muis over de “gereed” en “gevalideerd” titels heen beweegt. Bij de “gevalideerd” titel wordt ook de code van de manager die de validatie heeft uitgevoerd, getoond.
Validatieoverzicht
U kon in het validatieoverzicht altijd zien welke weken van welke medewerkers nog niet gereed gesteld en gevalideerd waren. In de nieuw versie is dit voortaan opgesplitst in twee overzichten.
Het scherm “Ingeleverde weken overzicht” biedt inzicht in de weken die nog niet door medewerkers gereed zijn gesteld, waarbij u de medewerkers ook direct een mail kunt sturen om hen hier aan te herinneren.
Het scherm “Gevalideerde weken overzicht manager” geeft inzicht in de weken die nog niet gevalideerd zijn en biedt de mogelijkheid om de betreffende managers middels een e-mail te vragen dit alsnog te doen.
Timer met actieve update
Naast het handmatig invoeren van de gewerkte uren, is het ook mogelijk om door middel van de timer de gewerkte tijd te meten. Nieuw is dat u niet pas bij het uitzetten van het timer-klokje ziet hoeveel tijd er aan een projectonderdeel besteed is. Tijdens het werken wordt de gemeten tijd realtime bijgewerkt in het urenregistratiescherm.
Gereed geven en validatie scores
Hoe eerder uw medewerkers de gewerkte uren registreren en valideren, des te betrouwbaarder de ingevoerde gegevens zijn. U kunt deze gegevens dan bovendien ook eerder gebruiken voor bijvoorbeeld uw facturatie en het bijwerken van de boekhouding. In versie 5.2 kunt u voortaan eenvoudig meten in hoeverre het registreren en het valideren van de gewerkte uren volgens afspraak gebeurt. Op basis van een afgesproken deadline en de werkelijke inlever- en validatiedatums berekent WATCH scores die u in een overzicht weer kunt laten geven. Deze scores kunt u vervolgens indien gewenst gebruiken in uw beoordelings- en functioneringssystematiek.
Externe projectleider validatie
Naast validatie van uren door de projectleider en de manager, is het vanaf nu ook mogelijk om een externe projectleider (opdrachtgever) de geschreven uren te laten controleren en valideren. Is de externe projectleider het niet eens met de geregistreerde uren, dan kan hij of zij hiervoor een reden invoeren.
Declarabele uren rapportage
In deze nieuwe rapportage worden de declarabele uren per medewerker afgezet tegen het afgesproken aantal declarabele uren. Gedurende het jaar heeft u hierdoor steeds inzicht in hoeverre de medewerker op schema loopt met het behalen van zijn of haar doelstelling. Deze doelstelling kunt u als systeeminstelling invoeren, waarbij deze per persoon wordt berekend op basis van zijn of haar contracturen, maar u kunt ook per medewerker een individueel doel instellen.
Facturatie
Rapportgenerator
In de rapportgeneratorschermen kunt u een aantal nieuwe rapporten samenstellen. Er zijn twee soorten waarden waaruit u bij het definiëren van rapportagekolommen kunt kiezen. Allereerst zijn er de “gevonden waarden” die rechtstreeks uit de database worden opgehaald. Daarnaast kunt u gebruik maken van de zogenaamde “afgeleide waarden”.
Als u ondersteuning wenst bij het realiseren van een dergelijke nieuwe rapportage, neem dan gerust contact met ons op.
Export sets voor facturen exporteren naar boekhouding
Vanaf WATCH 5.1 kunt u al gebruiken maken van de bèta functionaliteit voor het exporteren van verkoopfacturen om deze vervolgens te importeren in een boekhoudpakket.
Er zijn veel boekhoudpakketten op de markt met elk eigen wensen ten aanzien van te importeren data. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld ook nog kiezen voor een import op factuurniveau of op factuurregelniveau. In WATCH willen wij ondersteuning bieden voor al deze verschillende varianten. Daarom is er nu een functionaliteit gerealiseerd, waarbij verkoopfacturen vanuit WATCH geëxporteerd kunnen worden in een formaat dat binnen de WATCH-applicatie kan worden gedefinieerd.
Heeft u behoefte aan een specifiek exportformaat in WATCH, zodat u uw verkoopfacturen eenvoudig kunt importeren in uw boekhoudpakket? Neem dan contact met ons op. Samen met u richten wij de nieuwe exportfunctionaliteit van WATCH zo in, dat de verkoopfacturen vanuit WATCH snel en zonder fouten de weg naar uw boekhouding zullen vinden.
Grootboekrekening en kostenplaats
Op projectniveau kunt u de standaardwaarden van de grootboekrekening en kostenplaats voor een project vastleggen. In de factuurdetailpagina kunt u dit op factuurregelniveau aanpassen, zodat elke factuurregel zijn eigen waarden voor grootboekrekening en kostenplaats kan hebben. Deze grootboekrekening- en kostenplaatsinformatie kan meegenomen worden in de export van facturen richting de boekhouding.
Factuurregels overzicht
Naast het “facturen overzicht” is er nu ook een “factuurregels overzicht”. In dit nieuwe overzicht kunt u filteren op periode, op grootboekrekening en op kostenplaats. Het resultaat van deze rapportage wordt op drie verschillende manieren getoond. Als eerste krijgt u alle afzonderlijke factuurregels los in één overzicht te zien. Vervolgens ziet u op een aparte tab de gegevens gegroepeerd per grootboekrekening en de factuurregels gegroepeerd per kostenplaats.
Prijzen indexeren
In het artikelgroepen beheerscherm is het mogelijk om artikelprijzen te indexeren. U kunt artikelen kopiëren en deze kopieën voorzien van een nieuwe prijs. Door hierbij gebruik te maken van een suffix in de artikelcode, kunt u artikelen die eindigen op _2016 kopiëren en indexeren naar artikelen die eindigen op _2017.
Datum verzonden voor facturen
Bij het digitaal verzenden van facturen via het “Facturering > Communicatie > E-mail” scherm, wordt nu op factuurniveau de datum van het versturen vastgelegd. In het e-mail scherm kunt u op deze datum filteren, zodat facturen niet per abuis meerdere malen verstuurd kunnen worden. U kunt deze nieuwe “datum verstuurd” ook in het factuur detailscherm beheren.
Header en footer voor factuurbijlages
Het is vanaf nu mogelijk om voor de urenbijlage en de artikelbijlage, los van de factuur zelf, de header en de footer in te stellen. Ook is het mogelijk om voor de bijlages andere header- en footerafbeeldingen te kiezen dan u in de factuur zelf gebruikt.
Relatiebeheer
Selecties kopiëren
In het selectiescherm kunt u selecties maken op basis van relatiesoorten, functies en kenmerken van klanten en contactpersonen. Deze selecties kunt u vervolgens inzetten bij mailmerge-acties en bij het verzenden van e-mails vanuit WATCH. Het is vanaf nu mogelijk om bestaande selecties te kopiëren en deze kopieën vervolgens te bewerken en te gebruiken.
BCC-veld voor e-mail
Bij het verzenden van e-mails vanuit WATCH kunt u vanaf versie 5.2 gebruik maken van het BCC-veld (Blind Carbon Copy). Ontvangers waarvan u het e-mailadres in het BCC-veld plaatst, krijgen de e-mail in hun mailbox, maar andere ontvangers van dezelfde e-mail krijgen dit niet te zien. U kunt dit BCC-veld gebruiken bij het maken van e-mailtemplates, bij het versturen van e-mails vanuit WATCH relatiebeheer en bij het versturen van facturen via e-mail.
Extra filters in relatie en contactpersoon beheerschermen
In de beheerschermen van relaties/klanten en contactpersonen was het al mogelijk om aan de linkerzijde van het scherm te filteren op kenmerken. Deze filtermogelijkheden zijn uitgebreid, zodat u nu ook kunt filteren op relatiesoort, functie, selecties en query’s.