What’s new in 6.6.0

Algemeen

WATCH API e-mail endpoint

De WATCH API is uitgebreid met de mogelijkheid om e-mails te versturen op basis van een e-mail template voor de inhoud van de e-mail en op basis van selecties of queries voor de ontvangers van de mail. Op deze manier kan ook van buiten de applicatie om het versturen van e-mails geautomatiseerd worden.

E-mail {body} tag

De e-mail template functionaliteit in WATCH is uitgebreid met een nieuwe {body} tag. Als we een e-mail willen versturen via de WATCH API, kunnen we een complete e-mail body meegeven aan de API om daar de e-mail op te baseren.

Medewerker-beheerscherm performance

In het medewerker beheerscherm worden op de RESOURCES-tab alle resources van de medewerker weergegeven. In sommige gevallen kan deze lijst met resources erg lang worden en beïnvloedt dit de snelheid van het scherm. Om dit te voorkomen wordt vanaf nu de inhoud van de RESOURCES-tab pas geladen als deze tab geopend wordt.

Verbetering van foutmeldingen van de API

De foutmeldingen die de API teruggaf bij het mislukken van een API-call waren niet altijd even duidelijk. Als een meegezonden waarde niet voldoet dan wil je ook graag weten wat dan wel de toegestane waarden zijn. In de nieuwe versie geven de foutmeldingen duidelijk aan wat er mis was met de API-aanroep.

Status-reactie WATCH API

Als de WATCH API een melding gaf om aan te geven dat de actie geslaagd was dan was de melding:

“error”: false

Zowel het woord “error” als het woord “false” gaf gebruikers een eerste indruk dat er iets niet goed gegaan was. Om dit in te voorkomen is de melding bij het succesvol uitvoeren van een API-call vanaf nu:

“status" = success

En als er wel wat misgegaan is dan tonen we, samen met de bijbehorende foutmelding, deze status:

“status" = error

Urenregistratie

Deadline overzicht filter op kenmerken

In het deadlineoverzicht (Urenregistratie > Rapportages > Deadline overzicht) kunnen we vanaf nu ook eigen projectonderdeel-kenmerken gebruiken als filter. Het gaat hier om kenmerken die werken op basis van een domein (en dus met een keuzelijst).

“Alleen lezen” optie voor validatieschermen

Middels de systeeminstellingen kunnen we aangeven dat in het projectleider-validatiescherm en in het managervalidatiescherm de projectleider en de manager wel de uren kunnen valideren, maar deze uren niet zelf kunnen aanpassen.

Er kan een uitzondering gemaakt worden voor een bepaalde groep gebruikers, zodat bijvoorbeeld gebruikers in de groep BEHEERDER de uren wel kunnen aanpassen.

Uren, uurkosten en uurtarief in medewerker rapportages

In de “platte” versie van de medewerker kosten rapportage, tonen we nu niet alleen de totale kosten maar ook de uren en de uurkosten die daaraan ten grondslag liggen.

In de “platte” versie van de medewerker omzet rapportage tonen we in de rapportage op projectonderdeelniveau nu niet alleen de totale omzet maar ook de uren en het uurtarief die daaraan ten grondslag liggen.

Mijlpalen ook in Einddatum waarschuwingen

In het scherm “Einddatum waarschuwingen” kunnen we op basis van de einddatum van projecten en projectonderdelen automatisch een mail laten versturen naar de betrokken personen. Vanaf nu is het ook mogelijk om in plaats van de einddatum van het project of projectonderdeel de datum van een mijlpaal te kiezen als brondatum voor het plannen van de waarschuwingen.

Mijlpalen tonen in Deadline overzicht

In het scherm “Deadline overzicht” werd al de verwachte einddatum van een projectonderdeel weergegeven. Nu kan ervoor gekozen worden om ook alle mijlpalen van projecten en projectonderdelen weer te geven in het overzicht.

Weekfilter in medewerker rapportages

In de medewerkerrapportages is het nu ook mogelijk om middels een keuzelijst met weeknummers een week te kiezen als periodefilter. De huidige week is in het oranje weergegeven in de lijst met weeknummers.

Validatiestatus filter in medewerkerrapportages

In de “zoeken” rapportage hadden we al de mogelijkheid om de geschreven uren te filteren op basis van de validatiestatus. In deze filterbalk kan gefilterd worden op het al of niet gereed gegeven zijn van de uren en het gevalideerd zijn van de uren door de projectleider, door de manager of door de externe projectleider. Ditzelfde filter is nu ook beschikbaar in deze medewerkerrapportages:

Urenregistratie > Rapportages > Medewerkers > Medewerker uren
Urenregistratie > Rapportages > Medewerkers > Medewerker kosten
Urenregistratie > Rapportages > Medewerkers > Medewerker omzet
Urenregistratie > Rapportages > Medewerkers > Medewerker resultaat
Urenregistratie > Rapportages > Medewerkers > Medewerker totaal

Agenda & planning

Agenda-item kenmerken

Vanaf nu is het ook mogelijk om kenmerken te maken voor planning-items, afspraken en algemene agenda-items. Als er voor een agenda-item een of meer kenmerken gevonden worden verschijnt er een extra tab in het agenda-item detailscherm.

Mijlpalen

Naast planning-items, afspraken en overige agenda-items kunnen nu ook mijlpalen getoond worden in de WATCH Agenda en planning schermen. Middels de systeeminstellingen van de Agenda en planning module kan aangegeven worden welke datums als mijlpaal in de schermen getoond worden.

De volgende datums kunnen we nu als mijlpaal weergegeven:

De verwachte einddatum op projectniveau
Projectkenmerken van het “datum” datatype
De verwachte einddatum op projectonderdeelniveau
Projectonderdeel-kenmerken van het “datum” datatype

Vervolgens kunnen we ook aangeven of we de datum van deze mijlpalen kunnen aanpassen door de mijlpalen in de planningsschermen te verslepen.

API aanpassingen voor de Agenda & planning

De mogelijkheden om planning-items middels de WATCH API op te vragen, toe te voegen, aan te passen en te verwijderen, zijn in de nieuwe versie substantieel uitgebreid.

We kunnen meerdere planning-items ophalen door het meegeven van een periode. Daarnaast kunnen we filteren op medewerker, project en projectonderdeel. Deze filters kunnen we tevens gebruiken om meerdere planning-items in één keer te verwijderen.

Voor afspraken kunnen we naast de periode ook filteren op klant en contactpersoon, en ook hier kunnen we deze filters zowel gebruiken voor het opvragen van afspraken als voor het verwijderen daarvan.

Vrij of bezet API-call

Het is ook mogelijk om middels de WATCH API informatie op te vragen over het al of niet beschikbaar zijn van vrije ruimte in iemands agenda. Door middel van het “free” of “busy” endpoint kunnen we opvragen wanneer een medewerker in een bepaalde periode beschikbaar is of juist niet. De details van agenda-items worden in dit geval niet geretourneerd. Het “vrij” of “bezet” zijn wordt berekend op basis van de begin- en eindtijd van de werkdag samen met de in de agenda gevonden agenda-items.

“Achtergrond events” in de medewerker agenda

In het scherm “Planbord medewerkers” kunnen we achtergrond events inplannen. Deze planning-items zijn zichtbaar als achtergrond en de werkelijke agenda-items worden hier overheen weergegeven. Deze achtergrond events zijn ideaal voor het weergeven van een weekindeling. Dezelfde achtergrond events zijn nu ook zichtbaar in het Medewerker-agenda scherm.

Facturatie

Factuur artikelbijlage instellingen

Als er op een factuur ook artikelen gefactureerd worden, kunnen we ervoor kiezen de detailinformatie van deze artikelen aan de factuur toe te voegen middels een artikelbijlage. Stel dat we voor een project in de te factureren periode 15 keer kilometers als artikel hebben geregistreerd, dan komt er op de factuur zelf één enkele regel voor al deze kilometers. In de artikelbijlage kunnen dan alle 15 separate instanties met de bijbehorende omschrijving getoond worden. In de nieuwe versie is het mogelijk om deze artikelbijlage te laten beginnen met een inleidende tekst. Ook kan er op de artikelbijlage paginanummering toegevoegd worden.

Factuur filter in Factuurregels overzicht

In het factuurregeloverzicht konden we al filteren op project en op periode, maar het presenteren van de factuurregels van een enkele factuur was nog niet mogelijk. In de nieuwe versie is het overzicht uitgerust met een veld waarin we een enkele factuur kunnen kiezen om vervolgens alle bijbehorende factuurregels in het overzicht te tonen. Dit keuzeveld werkt samen met het projectfilter, dus al in het projectfilter een specifiek project geselecteerd is dan zijn alleen de facturen die bij dat project horen beschikbaar in de keuzelijst.

Offertes

Volgorde offerteregels

In een offerte worden de offerteregels standaard op volgorde van startdatum van de betreffende onderdelen getoond. Als deze datums voor bepaalde projectonderdelen hetzelfde zijn, dan wordt daar vervolgens een sortering op alfabet toegepast. De volgorde van de offerteregels kan nu ook nog handmatig worden aangepast door per regel een volgordenummer in te voeren.

Offerteregels zonder aantal uren en uurtarief

In een offerte wordt per urenregel van een projectonderdeel het geoffreerde bedrag berekend door het aantal begrote uren te vermenigvuldigen met het uurtarief. Als we willen dat er alleen totaalbedragen in de offerte getoond worden kunnen we de uren en de uurtarieven onzichtbaar maken door in het scherm “Offerte instellingen” in het offerteblok de kolommen voor de uren (K2) en uurtarief (K3) en breedte van 0 te geven.

Offerteregel overzicht

In de facturatiemodule hadden we al een scherm “Factuurregels overzicht” waarin we kunnen zoeken op factuurregels met het projectfilter en het periodefilter. Een vergelijkbare rapportage hebben we nu ook in de offertemodule voor de offerteregels. Ook hier kunnen we filteren op project, periode en op offertenummer.

Offerte header en footer instellingen

Als er lange teksten gebruikt worden voor de inleiding en afsluitende tekst van een offerte kan een offerte meerdere pagina’s beslaan. Om hier goed mee om te kunnen gaan kunnen we een pagina-einde aangeven door het toevoegen van een HTML “horizontal line” in deze tekst.

Ook kunnen we middels de instellingen aangeven of we op de extra pagina’s ook een header en een footer willen gebruiken en welke header of footer dit dan moet zijn. Met deze laatste functionaliteit kunnen we op het voorblad van de offerte een volledige header met volledig logo en alle bedrijfsgegevens tonen terwijl we op de vervolgpagina’s een eenvoudigere header en footer kunnen inzetten.