Wat is urenregistratie?

In een urenregistratie houden organisaties bij hoeveel tijd ze besteden aan een activiteit. Urenregistratie is bijvoorbeeld nodig om gewerkte uren bij de klant te factureren, maar geeft ook inzicht in hoe efficiënt je bent. Urenregistratie kan in Excel en sommige boekhoudprogramma’s, maar er is ook gespecialiseerde software voor beschikbaar.

Wat is projectadministratie?

In een projectadministratie beheren organisaties projecten. Vooraf noteert men in de projectadministratie wie opdrachtgever is, welke projectonderdelen er zijn en welke medewerkers en middelen ingezet zullen worden. Tijdens het project worden gewerkte uren en gemaakte kosten in de projectadministratie bijgehouden om deze na afloop aan de opdrachtgever te kunnen factureren.

Hoe kies je het juiste urenregistratiesysteem?

Het aantal urenregistratiesystemen op de markt is erg groot, maar wat applicaties bieden aan functionaliteit verschilt nogal van systeem tot systeem. Het maken van de juiste keuze is daardoor een lastig proces. Let bij de keuze van het juiste urenregistratiesysteem op de volgende zaken:

Methodes om uren te registreren

Urenregistratie is geen leuke klus. Daarom is het belangrijk om het zo makkelijk mogelijk te houden. Het direct invoeren van het aantal gewerkte uren bij het juiste project is vele malen sneller dan het eerst kiezen van een klant, een project, een activiteit, een begindatum, een begintijd, een eindtijd en vervolgens een omschrijving. Hoe eenvoudiger het registreren van de uren is, hoe minder moeite het een medewerker kost om zijn uren op tijd en zonder fouten aan te leveren en dat komt de kwaliteit van de ingewonnen informatie ten goede.

Rapportagemogelijkheden

Het registreren van de gewerkte uren is natuurlijk geen doel op zich. Het is belangrijk dat de vastgelegde gegevens vervolgens op gestructureerde wijze weer gerapporteerd kunnen worden. De verschillende wijzen waarop de gegevens gegroepeerd, gesorteerd en gefilterd worden, maken van de verzamelde ruwe gegevens vervolgens gerichte bruikbare informatie.

Validatie

Uren worden eerst geregistreerd en vervolgens ingeleverd door de medewerker, maar wat gebeurt er daarna? Wie controleert vervolgens de uren? De projectleider kan veelal het beste beoordelen of de uren die op zijn projecten zijn geschreven correct zijn. De chef of manager van de medewerker heeft op zijn beurt vaak het beste overzicht over het totaal van de geschreven uren in een week (inclusief verlof, ziekte, vakantie, etc.).

Autorisatie

Niet iedere gebruiker van een projectbeheersysteem heeft dezelfde functionaliteit nodig voor het uitvoeren van zijn of haar werkzaamheden. Door middel van autorisatie kan ervoor gezorgd worden dat bepaalde groepen medewerkers meer of minder functionaliteit tot hun beschikking hebben dan andere groepen.

Flexibiliteit

Elke organisatie is uniek. Hoe zorgt u ervoor dat een generieke applicatie toch naadloos aansluit op het unieke karakter van uw eigen organisatie? In hoeverre is een applicatie zodanig in te richten dat er ook ruimte is voor gegevens en processen die specifiek voor uw organisatie van belang zijn?

Wat gebeurt er voor en na de urenregistratie?

Urenregistratie is zelden een doel op zich. Urenregistratie is vaak een stap in een groter projectbeheertraject. Een goed projectbeheersysteem levert bijvoorbeeld de gegevens om een project te kunnen evalueren door de ingevoerde uren naast de offerte en de planning te leggen. Een compleet systeem levert ook informatie om projecten te facturen op basis van werkelijke uren of op basis van begrote uren.

Implementatie en support

De kosten van een nieuw urenregistratiesysteem zitten hem niet alleen in de huurkosten of aanschafkosten. Ook de kosten van implementatie en onderhoud moeten in het beslisproces worden meegenomen. Niet alle leveranciers zijn van begin af aan even transparant over de totale kosten van implementatie, huur en onderhoud. De verschillen in deze bijkomende kosten kunnen groot zijn. Houd ook rekening met de kosten van gegevensconversie, ondersteuning bij de inrichting van de applicatie en de training van gebruikers.