Einddatum waarschuwingen

In WATCH kan voor een projectonderdeel een start- en einddatum opgegeven worden. Via het scherm “Urenregistratie > Instellingen > Einddatum waarschuwingen” kan ingesteld worden of, en wanneer, er op basis van deze einddata automatisch via e-mail een waarschuwing verstuurd moet worden naar betrokkenen bij het project.

Einddatum waarschuwingen inplannen

In het “Einddatum waarschuwingen”-instellingenscherm kan de logica achter de te versturen e-mails vastgelegd worden.

Figuur 1 "Einddatum waarschuwingen"-instellingenscherm

Wanneer?

Eerst leggen we vast wanneer een e-mail verzonden moet worden. Dit kunnen we aangeven in het aantal dagen, weken en maanden vóór of na de einddatum van een projectonderdeel. Projectleiders en medewerkers van een project zullen meestal van te voren een waarschuwing willen krijgen van het naderen van een deadline, anderen willen wellicht een signaal krijgen als een deadline met een bepaalde marge overschreden is.

Waarover?

Als tweede onderdeel van een waarschuwingsregel leggen we vast voor welke projecten en projectonderdelen de waarschuwing verzonden moet worden. Er kan ingesteld worden dat voor “alle projecten” en “alle projectonderdelen” een e-mail verzonden moet worden, maar er kunnen ook regels aangemaakt worden om voor een specifiek projectonderdeel van een specifiek project een e-mail te laten genereren.

Aan wie?

In het laatste deel van een waarschuwingsregel kan worden aangeven wie de gegenereerde mail moet ontvangen.

Middels het aanvinken van een vinkvakje bij “programmeur” krijgt de projectleider zoals deze in een projectbeheerscherm is aangegeven de e-mail bij naderen of verstrijken van de verwachte einddatum.

Als het vinkvakje bij “resources” aangevinkt is zullen alle medewerkers die als resource aan een bepaald project zijn gekoppeld de e-mail met de einddatum waarschuwing ontvangen.

Door middel van de “medewerker”-keuzelijst kan een willekeurige medewerker in het systeem gekozen worden om de waarschuwingsmail te ontvangen.

Als laatste optie, bij het aangeven van de ontvangers van de e-mail kunnen één of meerdere “e-mailadressen” ingevoerd worden. Als er meerdere e-mailadressen worden ingevoerd moeten deze gescheiden worden door een “;”.

E-mailinstellingen

In het “Urenregistratie > Instellingen > Systeem” scherm vinden we op de “E-mail” tab een subtab voor het definiëren van de inhoud van de “Einddatum Waarschuwingen”-e-mail.

Figuur 2 E-mail instellingen voor de "Einddatum waarschuwing"-e-mail

Voor huurklanten waar de applicatie wordt gehost op www.watch-online.nl is het aan te bevelen om in het “van e-mail”-veld het e-mailadres “watch@watch-online.nl” te gebruiken. Als de domeinnaam van de server die de mail verstuurt overeenkomt met de domeinnaam in het e-mailadres zelf zullen spamfilters minder geneigd zijn om dergelijke e-mail te blokkeren.

In de mail tekst is het mogelijk om twee {tags} te gebruiken die tijdens het genereren van de e-mail door actuele gegevens vervangen zullen worden.

{vandaag}

De {vandaag} tag zal worden vervangen door de datum op het moment dat de e-mail wordt gegenereed.

{projectonderdeel lijst}

De {projectonderdeel lijst} zal tijdens het genereren van de e-mail worden vervangen door een overzicht met daarin voor elke waarschuwing de projectcode, de projectonderdeelcode en de verwachte einddatum van het projectonderdeel.

Scheduler / Crontab

Om WATCH de waarschuwing-e-mails te laten genereren moet op de webserver één keer per dag een controlescript worden uitgevoerd. Voor huurklanten van WATCH volstaat het om via de support website support@watch-projectbeheer.nl een verzoek te doen om dit script te activeren.

Koopklanten zullen er zelf voor moeten zorgen dat de scheduler of crontab dagelijks het volgende script uitvoert:

www.watch-online.nl/uw-watch-directory/instellingen/end_date_check.php

De tekst “uw-watch-directory” dient hier uiteraard vervangen te worden door de werkelijke directory naam.

Voorbeeld e-mail

Als het script één keer per dag zijn werk doet, en één of meer van de ingevoerde waarschuwingsregels resulteert in een waarschuwing dan zal er een mail worden gegenereerd en verzonden worden aan alle aangegeven betrokkenen. In geval van bovenstaand voorbeeld kan de e-mail er als volgt uitzien:

Van: WATCH Projectbeheer [mailto:watch@watch-online.nl]
Verzonden: maandag 13 juli 2015 04:00
Aan: reint@musthave.nl
Onderwerp: Einddatum waarschuwing van WATCH Projectbeheer

Deze mail is 13-07-2015 gegenereerd om een signaal te geven over naderende einddata van onderstaande project-onderdelen:

Projectonderdeel lijst van 13-07-2015:

RIEN_WATCH, Upgrade-installeren, 20-07-2015
BEVER_WEBSITE, Programmeren, 20-07-2015
BEVER_WEBSITE, Grafisch-Ontwerp, 14-07-2015

Dit is een automatisch gegenereerde e-mail. Een e-mail terugsturen naar de afzender heeft geen zin omdat dit e-mailadres niet wordt gelezen. Neem bij vragen of onduidelijkheden contact op met uw WATCH beheerder.