WATCH Urenregistratie module
Urenregistratie: grip op effectiviteit
U wilt uw personeel graag effectief inzetten. Daarvoor heeft u bovenal inzicht nodig. Inzicht dat urenregistratie u biedt. De urenregistratiemodule van WATCH is eenvoudig in gebruik, flexibel en compleet.
Eenvoudig uren registreren
Uw medewerkers schrijven de uren per dag en per projectonderdeel eenvoudig in het urenoverzicht. Zij zien daarbij alleen die projecten waar zij zelf bij betrokken zijn. En zij kunnen hiervoor al dan niet gebruik maken van de timer. Urenregistratie software kan niet eenvoudiger.
In deze korte film op youtube laten we zien hoe het urenregistratieproces in WATCH verloopt.
Fragment van het urenregistratiescherm
Flexibel
- Aangepast aan uw proces: U hoeft uw bedrijfsproces niet aan te passen als u WATCH gaat gebruiken. Het pakket kan praktisch altijd zo ingericht worden dat het zich aanpast aan uw proces.
- Registreer wat u wilt: Met behulp van kenmerken en domeinen maakt u eenvoudig en onbeperkt eigen velden aan.
- Kosten en artikelen: Voeg kosten en artikelen toe aan geschreven uren of periodiek aan projectonderdelen.
- Werken in de cloud: Voor optimale bereikbaarheid, zowel op kantoor als thuis en 24/7.
- Met de mobiele versie zelfs onderweg te gebruiken: De mobiele urenregistratie applicatie laadt snel en is en op iedere smartphone en tablet te gebruiken.
- Autorisatie tot in detail: Met de autorisatiestructuur kunt u als beheerder tot in detail zelf bepalen wie welke informatie kan aanmaken, aanpassen, invullen en bekijken.
Mobiele app voor urenregistratie
Met de mobiele app voor urenregistratie van WATCH kunt u uren op een smartphone of tablet registreren. Ook kunt u uw agenda en planning bijhouden en contactinformatie van uw relaties inzien. Handig, want u heeft waarschijnlijk niet altijd een computer bij de hand! Met WATCH Mobiel hoeft u niet te wachten tot u weer achter uw computer zit.
Fragment van de mobiele versie van de module urenregistratie
Compleet
U kunt uw complete projectadministratie aan WATCH toevertrouwen. De WATCH software is namelijk modulair opgebouwd. Informatie uit de ene module gebruikt u zonder probleem in de andere. Zo kunt u de begrote- en werkelijk uren uit de urenregistratie eenvoudig factureren in de Factureringsmodule.
Hoe werkt urenregistratie in WATCH?
- U maakt een project aan en voegt projectonderdelen toe. Deze projectonderdelen kent u toe aan medewerkers. Zodra u het project heeft aangemaakt, kunnen uw medewerkers beginnen met hun tijdregistratie.
- De geschreven uren kunt u met tal van rapportages analyseren.
- Op ieder niveau kunt u extra informatie toevoegen. Een aantal velden, zoals het uurtarief en het aantal begrote uren, staat al voor u klaar. Heeft u meer informatie nodig? Dan kunt u eenvoudig zelf nog kenmerken toevoegen.
- Heeft u vaak gelijksoortige projecten? Dan kunt u deze projecten ook gewoon kopiëren.
- Maakt u ook gebruik van de Offertemodule of de Planningsmodule, dan heeft u de daar aangemaakte projecten ook tot uw beschikking in de Urenregistratiemodule.
- In de documentatie vindt u gedetailleerde informatie over het registreren van uw uren en projecten in de Urenmodule.
Bekijk de schermen
Bekijk de schermafdrukken voor een snelle en accurate indruk van de WATCH Urenregistratiemodule:
Urenregistratie
Rapportages
Validatie
Kenmerken
Functionaliteitsoverzicht
In het functionaliteitsoverzicht staan de belangrijkste mogelijkheden die de WATCH-modules u bieden op een rij.
Demonstratie
Probeer urenregistratie in WATCH zelf uit in de online demo-versie of vraag een kosteloze demonstratie van WATCH aan bij u op locatie.
Naast de keuze voor een goed urenregistratiesysteem, is het ook van belang hoe deze in uw organisatie wordt gebruikt. Lees bijvoorbeeld in het artikel Help! Mijn medewerkers doen niet aan urenregistratie hoe u uw medewerkers kunt motiveren om uren tijdig en zo correct mogelijk te schrijven.
Meer LEZEN over urenregistratie?
Urenregistratie structuur
In de volgende vier zinnen wordt de structuur van de urenregistratie in WATCH samengevat.
- Voor een klant wordt een project uitgevoerd en dit project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen.
- Deze projectonderdelen worden toegekend aan medewerkers.
- Welke medewerker werk mag verrichten voor een projectonderdeel wordt vastgelegd bij resources.
- De medewerkers zijn, in verband met de autorisatie van de applicatie ingedeeld, in groepen.
Beginnen met urenregistratie
De minimale stappen om te beginnen met WATCH Urenregistratie zijn de volgende:
- Maak een medewerker aan
- Maak een klant aan (externe klant of een afdeling binnen uw organisatie)
- Maak een project aan
- Maak projectonderdelen voor het project
- Koppel medewerkers aan projectonderdelen
Standaard-projecten & projecten kopiëren
Standaardprojecten zijn een snelle manier om nieuwe projecten aan te maken met een vooraf gedefinieerde structuur. Een standaardproject is zelf geen project, het is een template waarmee projecten aangemaakt kunnen worden. Een standaardproject wordt voorzien van standaardprojectonderdelen en eventueel nog van standaardresources.
Inrichten urenregistratiescherm
Het urenregistratiescherm is het belangrijkste scherm van de applicatie. Er is een groot aantal instellingen die bepaalt hoe de urenregistratiescherm er voor de eindgebruiker uit komt te zien. Door de juiste instellingen te kiezen maakt u van uw urenregistratiescherm een dashboard:
- Kies 5 of 7 dagen.
- Toon alle projectonderdelen direct of groepeer ze per project.
- Gebruik voor de tijdregistratie de timer, schrijf uren met behulp van een begin- en eindtijd of registreer eenvoudig de gemaakte uren per dag.
- Geef de weekplanning weer in het urenregistratiescherm.
- Geef de dagen tot de deadline van het projectonderdeel weer.
- Geef de resterende begrote uren weer op projectonderdeel- of medewerkerniveau.
- Kopieer gegevens uit de planning.
- Kopieer gegevens van de vorige week.
- Genereer een PDF variant van de weekstaat.
Autorisatie en filteren
Medewerkers zijn altijd lid van één groep. De groep waarin een medewerker is ingedeeld bepaalt over welke schermen deze medewerker beschikt als er wordt ingelogd in het systeem. Wat er precies te zien is binnen die schermen hangt af van de filtering die is ingesteld voor deze persoon.
Kenmerken
Via het scherm "Urenregistratie > Beheer extra > Kenmerken" is het mogelijk eigen kenmerken aan te maken en te beheren voor de volgende zaken:
- geschreven uren;
- projecten;
- projectonderdelen;
- medewerkers;
- klanten.
Met deze kenmerken kunt u de applicatie zo uitbreiden dat elke organisatie al zijn relevante gegevens in WATCH kwijt kan en hier ook nog eens op kan filteren en rapporteren.
Validatie
WATCH heeft de mogelijkheid om geregistreerde uren te laten valideren. Als er gewerkt wordt met valideren van uren zijn er twee verschillende varianten
- alleen validatie door manager
- validatie door managers en projectleiders
Bij de systeeminstellingen kan aangegeven worden welke variant wordt gebruikt.
Als een manager deze geregistreerde uren wil valideren kan deze eerst door middel van het scherm “Valideren overzicht” zien welke medewerkers welke weeknummers nog niet gereed hebben gegeven. Op basis van dit overzicht is er de mogelijkheid om een herinneringsmail te sturen naar iedereen die een week nog niet gereed heeft gegeven.
Status verwerkt
De “verwerkt status” kan ingezet worden als de urengegevens uit WATCH worden geëxporteerd en elders verwerkt, bijvoorbeeld voor boekhouding en salarisadministratie.
Ook kan deze status ingezet worden als de uren gebruikt gaan worden voor facturatie binnen WATCH.
In beide gevallen moet er voorkomen worden dat er een verschil ontstaat tussen de uren in WATCH en de uren een ander systeem of op de in WATCH gegenereerde facturen.
Door het inzetten van de “status verwerkt” functionaliteit is het mogelijk om in één keer meerdere weken voor meerdere medewerkers te vergrendelen.
Status projecten, projectonderdelen en resources
In WATCH wordt gewerkt met statussen om de levenscyclus van een project aan te geven.
- In voorbereiding
Het doel van deze status is dat een project al wel kan worden gedefinieerd en uitgedeeld aan de juiste medewerkers zonder dat er al uren op geschreven kunnen worden. - Lopend
Lopende projecten, projectonderdelen en resources kunnen volop binnen de applicatie worden gebruikt. - Gesloten
Gesloten projecten kunnen niet meer worden uitgebreid of gebruikt in Urenregistratie of Agenda. De geschreven en geplande uren kunnen nog wel via de rapportages worden bekeken.
Deze statussen kunnen worden gebruikt op alle drie de niveaus van een project (projectniveau, projectonderdeel niveau en resourceniveau).
Loonelementen
Uren worden in WATCH primair geschreven ten behoeve van het beheren van projecten. De geschreven uren kunnen echter ook als input dienen voor de salarisadministratie. Het is dan niet van belang op exact welke projecten en projectonderdelen uren zijn geschreven. Alleen onderscheid tussen bijvoorbeeld reguliere uren, overwerk uren, verzuim en vakantie zijn interessant voor de salarisadministratie. Om geschreven uren te kunnen groeperen voor een salarisadministratie maken we in WATCH gebruik van loonelementen.
Einddatum waarschuwingen
In WATCH kan voor een projectonderdeel een start- en einddatum opgegeven worden. Via het scherm kan ingesteld worden of, en wanneer, er op basis van deze einddata automatisch via e-mail een waarschuwing verstuurd moet worden naar betrokkenen bij het project.
Klantervaringen
a.s.r. Nederland
"WATCH is een echt Zwitsers precisiewerkje, maar dan wel eentje die goed betaalbaar is" Marcel Letschert Lees meer…
HagaZiekenhuis
"WATCH is een efficiënt middel om uren in te registreren." Barbara Grootswagers
Catena
"WATCH is een degelijk en mooi stabiel urenregistratieprogramma." Maarten Visser
WATCH Modules
